職工檔案管理問題和對策

企業職工檔案是記錄職工個人學習、工作、參加各項保險、工作變動等情況的原始資料。它關系到職工的切身利益,是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據。隨著市場經濟的建立和社會的發展,原有的企業職工檔案管理辦法已經不能滿足社會的發展和新型勞動力市場的需求,在工作中遇到了很多問題。

　　一、現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應。企業職工檔案由多個部門管理,職責分工交*重疊,對職工檔案管理要求不一致。大中型國有企業領導班子成員檔案,由各級組織部或企業工委代管。部分企業中層以上職工的檔案,由人才中心或檔案館代管。有的企業還是按計劃經濟時期的管理方式將企業職工檔案分成干部、工人檔案分別管理。干部按組織部門的要求進行分類管理,工人則按勞動行政部門的要求進行分類管理,職工在企業中只有崗位上的區別,沒有身份上的差別,這種管理方式,有悖于企業依法實行的全員勞動合同制度,給企業的職工檔案管理工作帶來不便。

　　二、企業對職工檔案管理不夠重視,檔案管理混亂。有些行政管理部門要求企業在保管職工檔案時,將職工原始招工、用工手續、勞動合同書等材料拿出來,理由是干部檔案中不存放這些材料,造成企業職工檔案中原始材料遺漏、損壞、丟失。個別企業由于管理不善,竟然將上百名職工檔案丟失,致使職工無法辦理接續保險或享受退休待遇手續。有的企業經營者為了達到控制職工流動的目的,扣留職工檔案,造成職工上訪。由于企業管理松懈,個別職工檔案長期滯留在個人手里。這些問題的出現,嚴重地侵害了職工的個人利益,有損于檔案管理工作的嚴肅性。

　　三、企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致,工作經歷記錄不完整等。一些企業,尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用處,不給新招用的職工建立檔案,職工新增加的檔案內容不能及時歸檔,致使職工的檔案材料不準確、完整。

　　針對上述情況,為做好企業職工檔案管理工作,筆者建議,可采取以下措施:

　　一是建立與市場經濟發展相適應的企業職工檔案管理體制,以適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要,由現在的多頭分散管理逐步過渡為集中統一管理。勞動保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業職工檔案管理辦法,進一步明確企業職工檔案管理范圍、內容、方式、標準等。

　　二是各級勞動保障行政部門要高度重視企業職工檔案管理。制定規范有效的管理制度,加強督促,定期檢查,發現問題,及時解決。定期對檔案管理人員進行業務培訓,不斷提高檔案管理人員業務水平。針對目前企業職工檔案管理存在的諸多問題,在規定時期內對所有企業職工檔案進行全面的清理、規范,確保職工檔案的完整、真實、準確。

　　三是使企業職工檔案管理更加規范化、科學化。對職工檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范。有條件的地區要利用計算機網絡技術,逐步建立職工個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等系統化管理體系,通過科學的管理,為企業提供便利的服務,有效地保障職工和企業利益,充分發揮勞動保障部門的服務職能,提高辦事效率,使檔案管理工作科學規范化。