職位說明書容易出現的問題

職位說明書（JobDescription），也被稱為工作說明書、職位描述、崗位說明等等，就是描述某個職位的主要特征。一般包括職位名稱、上下級匯報關系、任職條件（學歷、專業、工作經驗、技能要求、特殊資格要求）、主要職責及考核辦法，以及批準日期、任職人與上司的簽字等。詳細一些的，還會列出職位設置的目的、職責概述、職位升遷和轉換路徑、工作環境、工具設備等等。

　　職位說明書到底有哪些用途？在我看來，編寫職位說明書至少有以下五項好處：
　　
　　第一，它有助于實現組織優化。在編寫職位說明書之前，有一個職位分析的過程，即對部門職責進行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責分配進行分析和規劃，從而最大限度地發揮組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗余？職責是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑不均？職責接口是否得當？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實施ISO9000質量認證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認證過程促使企業建立起完善的質量保證體系，把內部的運作流程理順。
　　
　　第二，它使員工各司其責，上下目標一致。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標、自己在組織中的作用、相應的責任和職權。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書，不僅能給他留下公司管理規范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進入角色，同時便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書，意味著雙方對工作內容達成了共同的理解，意味著一種對工作目標和規范的承諾。
　　
　　第三，職位說明書是各部門制訂績效管理標準的依據之一。好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責的主要內容，又要說明該職責是全責，還是部分責任，抑或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應的考核方法。考核指標可以是反映質量的，也可以是反映數量的。例如，在成本方面，可以用預算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標；在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應時間等指標；在數量方面，可以用利潤率、產量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數、新產品比例、投資回報率、每股收益等指標；在質量方面，可以用準確率（錯誤率，次品率）、預算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標。如果難以用上述標準，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。
　　
　　第四，職位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內容通常包括職責范圍大小、工作復雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調查結果，才便于確定每個職位的薪酬水平。
　
　　第五，它是進行人員招聘、制定培訓計劃和個人發展計劃的一種依據。一線經理提出用人申請，人事部門在發布招聘啟事、甄選面試、確定培訓內容、設計員工的職位升遷路線時，都離不開它。
　　
　　所以說，編制職位說明書是人力資源管理的一項基礎工作，也是各級主管的一項基本職責。
　　
　　編寫職位說明書需要一些方法和技巧，限于篇幅難以全面介紹，本文僅討論一下編寫過程中容易出現的五個問題：

　　一是僅重結果，不重過程。編寫職位說明書的過程其實也是一種溝通方式。在編寫職位說明書的過程中，主管和下屬應充分溝通，雙向交流，各自表達對部門職責的理解、對具體職位的看法和期望，以求得上下一致。這個過程本身，就是對業務的深入探討。可惜的是，許多一線經理匆匆忙忙像應付作業似地草草寫就，而未能借此機會與屬下進行交流，在以后職位說明書的應用過程中，也就容易出現屬下不理解、不利用、不執行的情況，使職位說明書變成了可有可無的擺設。