[上海]高級文秘的職業技能和實務

【培訓日期】2007年7月21日-22日

【培訓地點】上海

【培訓對象】企業中層行政管理干部和文秘工作人員，包括辦公室主任、行政部經理、董事長秘書、總經理秘書、行政助理、行政主管、文員

【課程背景】

    對高級文秘來說，沒有受到過系統訓練，將無法從戰略性全方位角度認知秘書與助理的工作；在所從事的工作中感覺缺乏理論支持；工作中總是被動行事，不能主動掌握工作節奏；想給公司節省費用，但卻不知從何處下手，如何節省；行使對外界社會的管理職能時沒有感覺到有很多事物的“黑洞”……
     諸如以上的問題，都是每個文秘人員所面對與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業素養，成了我們必須面對與解決的課題。

【課程收益】

　●掌握高級行政文秘所具備的基本技能、技巧
　●善于處理工作中的難點，掌握待人接物的技巧，實現有效的時間管理
　●實現現代文秘工作和檔案管理工作的規范銜接
　●善于上傳下達，掌握有效溝通的技巧
　●學習掌握規范的商務寫作技巧，提高公文寫作水平
　●學習掌握會議的組織思路及高效率的組織方法
　●掌握基本的商務活動禮儀，使您適應日常商務場合的禮儀要求
　●掌握拜訪客戶的必備禮節，從細微之處體現您對他人的尊重
　●了解接待客戶的禮儀細節，讓您的每一位客人賓至如歸

【課程大綱】

一、企業行政文秘職業特性與素質要求
　●文秘人員的職業價值和作用
　●案例：通用韋爾奇的秘書崗位的評價
　●企業文秘工作的基本特征
　●文秘人員的職責與主要工作內容
　●案例：文秘人員的職位說明書樣板
　●文秘人員的自我角色定位
　●優秀文秘人員的勝任素質
　●案例：她作繭自縛發展機會毀于一旦
　●案例：“一字之錯”
　●案例：一口痰“吐掉”一項合作
　●文秘的職業發展前景與實現路徑
　●案例：這個文秘是如何晉升為董事長辦公室主任的

二、公文寫作與處理實務
　●案例：一個剛上任的辦公室助理的公文遭遇
　●公文分類
　●公文的結構
　●秘書文字支持應達到的要求
　●案例：資深秘書談寫作基本功養成
　●公文寫作基本要領
　●13種常用公文模版
　●常用公函
　●請示與報告、批復的寫作與范例
　●SMART原則與SWOT方法
　●計劃撰寫注意事項

三、會務組織與管理
　●會務分類－組織思路
　●組織階段：會前準備、會中協助、會后整理
　●組織方法
　●例會的組織
　●大型會議、展會的組織
　●如何擔任會議主持人
　●如何當好會議秘書
　●案例：某公司例會展開方式的變遷
　●全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
　●案例：大型會議及活動策劃案
　●如何避免陷于會議忙碌之中

四、文件資料管理與運用
　●文檔分類標準
　●檔案管理的原則
　●文檔的索引
　●電子文檔的保管
　●名片系統管理
　●印章的管理
　●案例：檔案員文件管理釀大錯
　●案例：有“人情味”的印章
　●研討：如何利用檔案為公司業務服務

五、信息檔案管理
　●信息管理基本流程
　●信息的收集整理
　●信息的傳遞
　●信息的儲存與保密
　●保密意識與保密規則
　●秘書的基本職業道德

六、人際溝通與工作協調技巧
　●溝通對于秘書的意義
　●秘書常用溝通方式之比較
　●秘書人員的溝通技巧
　●案例：如何聽懂老板的“沒有說出來的意思”
　●秘書讓領導刮目相看、獲得信任
　●如何與你的上司協調而不幫倒忙
　●秘書人員如何與各種上司相處
　●問題：我的上級調走了怎么辦
　●案例：領導讓我難為情，我該怎么辦
　●案例：如何與同事或下級相處
　●案例：有人在你面前抱怨你的領導該怎么辦
　●討論：秘書應當如何發揮自身優勢起好協調作用

七、辦公室5S及辦公用品管理
　●整理、整頓、清掃、清潔、修養   
　●文件處理流程化
　●辦公用品申購、領用             
　●維護各類辦公設備的正常使用
　●建立固定資產臺帳，確定責任人

八、時間管理及工作統籌技巧
　●時間管理的誤區        
　●時間管理的原則
　1）目標管理與80/20法則 
　2）緩急輕重的優先管理 
　3）個人時間與領導工作時間計劃與安排
　4）與別人的時間取得協作
　●秘書時間管理小竅門    
　●賓客接待與電話處理 
　●自我情緒控制與壓力管理
　●自我組織管理

九、訪客接待
　●接待客人流程  
　●接待重要客戶的注意事項  
　●來訪電話對策
　●案例分析一、二、三

十、如何成為上司得力助手
　●優秀秘書的核心競爭力       
　●知己知彼：分析上司的特點
　●如何對待不同類型的上司     
　●站在下級的位置上思考上級的事
　●與上級相處三大注意事項     
　●上司的行程安排

十一、商務禮儀與職業形象塑造
　●新世紀個人形象塑造
　1）著裝的TPO原則       
　2）女士著裝的要點   
　3）男士著裝的規范
　●基本社交禮儀
　1）見面介紹的禮儀            
　2）問候的禮儀       
　3）名片的使用
　4）日常商務活動中的禮儀規范  
　5）與工作有關的文體活動中的禮儀規范
　●商務宴請禮儀
　1）中餐禮儀   
　2）西餐禮儀   
　3）自助餐禮儀 
　4）餐飲禮儀禁忌
　●儀容、儀表禮儀與儀態
  1）形象的社會心理學基礎
  2）儀容禮儀規范
  3）化妝的禮儀
  4）站、坐、行的禮儀規范
  5）恰當的肢體語言
　●電話禮儀
　1）接聽電話的基本原則 
　2）接聽電話的七項注意 
　3）撥打電話的八大要點
　●辦公室禮儀
  1）創設整潔的辦公環境
  2）適度的音量
  3）尊重他人的空間 
  4）與異性同事交往

【講師簡介】

    李老師，深圳管理咨詢行業協會成員，深圳外商投資協會講師、香港光華管理學院客座教授，十多年從事企業管理與咨詢工作的經驗，在德隆集團、深高速、深南招商集團等大型集團公司及管理顧問公司歷任市場經理、行政總監、培訓總監等職位。對溝通技巧、客戶服務、行政統籌、企業文化等方面具有良好培訓與輔導經驗；具有深厚的理論知識與豐富的實踐操作能力，注重對企業實際問題的分析和解決、講求實效性和適用性。
    培訓特色：以互動、情景式培訓見長，注重受訓人員的感悟及參與，通過各種實際案例及管理游戲等方式充分調動參訓人員的培訓熱情。
    李老師曾培訓或咨詢過的企業有中國電信、青島中化集團、中石油、桑菲通訊、華僑城集團、奧林巴斯、金碟軟件（中國）有限公司、廈門航空、蘇州三星電子、廣東移動通信、蛇口南順面粉、深南招商集團、深高速、深圳中汽租賃有限公司、深圳恒波通訊、深圳華展國際、三洋機電等。

【會務報名】

  1．培訓費用：1800元/人（含材料費、午餐、講義等）
  2．報名電話：010-51294009，010-88438913，010-88439689
  3．值班手機：13910898108，楊老師；傳真：010-88451256
  4．報名方式：電話登記-->填寫報名表-->發出培訓確認函
  5．網　　址：www.71training.com （每月舉辦各類公開課約百余門，歡迎查詢）