如何建設一支高素質的文秘人員隊伍

一支高素質、高水平、高效能的文秘人員隊伍是提高辦公室整體服務功能的基礎和保證。從事文秘工作的同志怎樣才能勝任本職工作，怎樣才能適應新的形勢的要求，怎樣才能完成新形勢所賦予給文秘人員新的任務，怎樣提高文秘人員的整體綜合素質，創一流業績，增強辦公室系統的整體服務效能。更加明確自己所從事職業的重要性和肩上的份量，擺正自己的位置，掌握必要的素質和能力，提高服務的層次和質量。

　　一、端正態度，擺正位置，有正確的服務觀點

　　文秘人員是領導與群眾，上級與下級，領導與各部門之間聯系的橋梁，一言一行，都直接影響機關或領導的形象及信譽。作為一名文秘人員，首先要有平常心，尤其是跟在主要領導身邊的文秘人員，更要保有平常心。貧*不移志，富貴不淫心，寵辱不驚心。不驕不躁，不慍不火，甘于清苦操勞。文秘人員屬于低收入階層，但工作任務十分繁重，辦文要撰寫材料、打字復印、審校文件，辦會要迎來送往、布置會場、端茶送水，還要辦事電話記錄、通知會議等瑣碎事務集于一身，工作千頭萬緒，常常忙得焦頭爛額。哪一環節稍有疏忽，出力不討好，還得受批評。平時還得比別人早上班晚下班，節假日還得值班，這些都是家常便飯。特別是“突發事件”一出，更是忙壞我們辦公室的人員，尤其是文秘人員，超額的付出與低廉的收入成反比。有些剛參加文秘工作的人很容易心理失衡，情緒低落。這時候，需要心平氣和，認識到文秘工作是一個腦體結合，知識型和服務型融為一體特殊職業。有時候就沒有明確分工，到某個鄉鎮、某個局委、某個企業，你可能一會手持掃帚打掃衛生，，一會又要握住筆桿寫材料，一會還要端茶倒水迎接領導和客人。在有些人眼里是屬于“打雜的人”干的活，但在辦公室工作的性質決定了我們決不有這種偏見。工作是苦一點、臟一點、累一點，并且還要干好。但辦公室里是最出人材的地方之一，這種狀況是對我們最好的鍛煉。文秘人員的確在思想品德方面有較高的要求，要講究人格的力量，先學會做人，后學會做事。視“小”如“大”。因此，作為文秘人員，就要力求達到“淡泊以明志，寧靜以致遠”的從容高遠境界，不可患得患失，爭名奪利；其次，作為一名文秘人員，還要有敬業心。事業成功的第一要素就是愛崗敬業。難以想像不熱愛自己職業的人能在本職崗位上有所建樹。敬業就要時刻牢記肩上的責任，干一行，愛一行，鉆一行，專一行，滿懷熱忱，踏踏實實，一絲不茍地工作。勤學習、勤思考、勤動腦、勤動手、勤動嘴、勤跑腿，以勤補拙，*勤生巧。竭盡所能，全力以赴把事情做的最好，萬不可馬虎大意，更不能應付差事，也不能憑主觀臆斷和妄加猜測辦事。否則，只能會貽誤工作，造成被動。要時刻清醒地明確自己的職業定位和服務宗旨，勤勤懇懇，兢兢業業，恪盡職守，為領導分憂，為群眾解難，腳踏實地于平凡崗位，執著于自己的事業；第三還要有上進心。如今已進入信息時代，知識經濟、信息高速公路、自動化技術等新的課題讓人應接不暇。文秘職業也隨著日新月異的時代變化而被賦予更多的內涵。如墨守成規，停滯不前，必然不適應社會發展，在文秘崗位上力不從心，最終為社會所淘汰。“學而不思則罔，思而不學則殆。”要想做一個合格的現代文秘人員，只有保持旺盛的學習上進心，不斷從書山報海中汲取營養，才能更好地適應形勢發展的需要。傳統式的文秘人員必須向全能式的文秘人員過渡，不僅要懂得文史哲數理化，還要懂電腦、英語、財經商貿、法律政策、公關禮儀等基礎知識，也要會操作復印打字、傳真電報、照像攝影、錄音播放等現代化辦公設備。“學習、學習、再學習，實踐、實踐、再實踐，提高、提高、再提高。”奮力拼搏，刻苦鉆研，勇于攀登，創下一流的業績。

　　作為一名合格的文秘人員，還要力戒三種不正常的心態。1、權欲。文秘人員常在領導身邊，是搞好服務的。給領導當秘書，要對領導負責，不可給領導添麻煩。崗位重要，責任也大。由不得半點草率、半點疏忽、半點懶惰及半點懈怠。秘書人員星點閃失，有時不僅工作造成被動，還會由此帶來不可估量的損失。因此我們這些從事政務、會務和事務的服務員，不要以為在領導身邊工作，就容易受到領導的重視，便于提拔和任用，身在服務崗位上，心在領導職務上。這就是權欲，有了權欲，服務工作就會大打折扣。2、利欲。市場商品經濟容易給人一種金錢評價標準意識。文秘人員的物質利益同社會其它行業的差距逐漸拉大，有些人心態也會逐漸失衡。這就更要杜絕領導身邊人員為一己之利，利用工作之便，或打領導旗號，辦私事，謀私利。要防止和糾正把市場經濟等價交換原則滲透到機關工作中去的錯誤傾向。正確看待物質利益，不為名利動心，真正做到“寧公而貧，不私而富”。堅持廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、兩袖清風、一塵不染、問心無愧的政治本色；3、自卑。身處秘書位置，不要低估自身價值，更不要自己看不起自己。不要因為工作主要是服務就喪失了主動性和創造性，不要以為工作繁瑣就厭煩。不要以為受限制多自由少就沒有了熱情和積極性。做秘書工作要甘當幕后英雄，誰都知道領導講話不一定是領導自己寫稿。要安心定志，忠于職守，盡心盡力地履行自己的職責，殫精竭慮提高服務水平。面對社會物欲化的潮流，要維護好自己純潔的心靈，向“能到竹林下，自有春水聲”的一種心境*攏，不以物喜，不以己悲，沖開名利的羅網，清麗出塵，舒卷自如。

　　另外，文秘人員地位的從屬性不等于工作的被動性，嚴明和紀律性不等于謹小慎微。要自覺服從領導，聽從指揮，服從組織，服從大局，把發揮主觀能動性及積極主動性和增強服從意識統一起來，自覺做到事前參謀，事后服從，不出雜音，不唱反調；傳達領導的意見釘是釘，鉚是鉚，有一說一，有二說二，絕不走樣變形；對領導意圖要認真領會，領導委托的工作要認真落實，全力承辦；領導交辦的事項要辦理得及時可*，做到件件有回音，事事有著落。決不能敷衍塞責；要自覺維護領導的權威，保證政令暢通，保證各項決策的貫徹實施。此外，在工作中要充分發揮職能，正確運用手中的權力。如果我們的服務觀點不正確，就很容易把服務當成別人有求于我。因此，從事辦公室工作的同志要樹立正確的服務意識，從服務于工作，服務于大局出發，認真做好辦公室日常服務工作。

　　 二、強化素質，全面提高，有扎實的服務能力

　　首先強化人品素質，就是要正直、正派。堅持一切從實際出發，實事求是，敢講真話，如實反映情況，立場堅定，是非分明，不隱瞞觀點，不見風使舵，用正確的思想、正確的觀點、正確的態度、正確的方法處理問題。；其次是政治素質，要努力學習鄧小平理論，堅持正確的政治方向，保持相當的政治敏銳性。在思想上、政治上與黨中央保持高度一致，堅定不移地執行黨和政府的路線、方針、政策，模范遵守法律、法規和各項規章制度。三是業務素質。包括文化知識、理論水平、動手能力、專業層次等。要有很強的書面表達能力，能寫出有見地、有內容、有條理、有事例、有文采的高水平的公務文書。要做到這一點，就必須在聽、說、讀、寫上狠下功夫，把基本功牢牢砸死。一個單位文字材料代表著一個單位的形象和水平，寫作水平是對單位文秘人員綜合能力高低的集中體現。要能說善寫。既能切實按領導要求和意圖撰寫公文，還能選擇一定專題進行調研，并寫出有情況、有分析、有建議、有深度的調查報告來，平常還要寫一些理論文章和文學作品，筆耕不輟，“勤能補拙是良訓，一份辛苦一份才”，不斷提高自身文學修養，強化為領導服務的本領。

　　在工作作風方面，要愛黨愛國，全心全意為人民服務的政治覺悟；不計名利。任勞任怨，無私奉獻的博大胸懷；勤學苦練，深鉆細研的良好學風；默默無聞，埋頭工作的思想情操；忠于職守，嚴肅認真勤儉辦事，清正廉潔的優秀品質；嚴守紀律，自我約束的組織紀律。還要堅持六個反對，即反對腐化，要有艱苦創業的精神；反對官僚化，要有認真踏實做事的精神；反對機械化，要有政治生活的良好修養；反對簡單化，要有精思細研的精神；反對浪漫化，要有日常生活的規律；反對傲慢，要有虛心學習的精神。此外，還要有超前意識，從多而雜的工作頭緒中理清思路，分清主次，保證辦公室工作高效有序運轉。其中關鍵之一在于工作籌劃要有超前性。凡事預則立，不預則廢。即從大事著眼，謀劃布局，做到心中有數，心到不慌；又要從小事入手，精細運作，規范具體，有條不紊。總之，在這方面不斷總結經驗，揚長避短，全面推進辦公室的各項工作。

　　人無論在什么工作情況下都是第一位的，人員的素質的高低決定著一個單位、一個部門的發展前途和命運。辦公室文秘工作當然也不例外，做一個合格的現代秘書，并不是一件容易的事。但要真正做到一個合格的秘書，那么，可以說，他就是一名合格的領導接班人，就是一個單位、一個未來的希望。