現代大中型企業秘書實踐行為及其特征

進入20世紀市場經濟日益競爭的新形勢下，大中型企業的工作一開頭就遇到前所未有的復雜性、多變性和競爭性。以"辦事型"、"事務型"、"秀才型"為標準，選擇大中型企業的秘書已遠不適應"入世"的瞬息萬變的全球化市場經濟的發展需要。企業領導迫切需要秘書工作新的模式，價值觀念、運作方法、工作機制等都應隨之變革。

　　以筆者之見，企業秘書要適應新形勢的發展需要，必須具備下列幾種特征：一是開放性的活動。在21世紀市場經濟的體制下，企業的一切工作，都必須圍繞加入世貿組織后的市場需求這個軸心來開展，企業秘書的觀念和思維必須按國內外市場變化隨事而異，隨境而異，不斷地吐故納新，隨市場經濟意識調整自身行為。今天的市場經濟仍是以競爭為其有效動作的內在機制，在競爭中優勝劣汰，促使效率提高，資源配置優化。企業領導人為了本企業的生存、競爭、發展，不得不受市場這個無形的繩索所牽制，按照市場變化疲于為企業提高效益，進行市場預測和市場分析，必須隨時調整營銷策略。因此，企業秘書不僅要掌握企業內部的生產經營過程及其各階段的薄弱環節，而且更要將自身思維和行動置于外界（國內外市場），隨時參與對外經濟活動，及時更新思維行動方式，把握市場動向，收集有效信息，搞好調查研究，為領導及時把握市場形勢提供最佳決策，發揮最好的參謀助手作用，使企業領導的經營思路不斷變化和拓展。企業領導要為秘書創造及時，主動出擊跟蹤服務的有利條件，隨時讓秘書同行參加各種外交活動，讓秘書定期地到企業窗口工作，使他們經常處于換腦筋、更新觀念的環境中，按市場的脈博去撥動每一根思維神經，做到在企業營銷過程中，與領導思維同步、思想統一、思路同軌、決策同譜。二是信息性的服務。

　　在國內、國際市場全球大環境下，企業正面臨著良好機遇與挑戰和各種機關因素而復雜多變，生產經營戰略決策富有更大的挑戰性、風險性和靈活性，使領導決策變得更加復雜和困難。因此，企業秘書的信息參謀作用就顯得特別重要。從某種意義上講，信息的參謀作用是企業領導科學決策必不可少的最經濟有效迅速的工具，信息的正誤直接關系到領導決策水平和后果。所以，如今的企業秘書所從事的工作已不同于簡單的辦事、辦文、辦會等一般性工作，而是把信息由企業機關事務向領導決策服務轉變，以信息為載體，實現輔佐秘書工作的重要途徑。把秘書做好信息工作作為領導參謀協調、催辦、督辦的基礎和手段，將采集到的各種信息進行分析、收集、處理、加工，提出預案，主動為領導決策降低風險度。因此，在新形勢下，企業秘書要善于學會利用和發揮內外信息網絡的功能和作用，準確領會領導意圖，圍繞中心工作提出"內容性、綜合性、針對性、動態性、經驗性、問題性和反饋性"等有深度的高層次信息，進入領導的決策圈，讓領導及時知曉，啟發領導的正確決策，從而，為領導決策提供滿意的輔佐性服務。三是輔佐性的職能。從根本上說，秘書輔佐性決定了秘書工作的重要性，輔佐能力的強弱，是判斷一個秘書工作者唯一的合格標準，也是衡量、檢驗和評價秘書人員綜合素質強弱的一個重要方面。故現實要求秘書的輔佐性必須貫穿于實踐過程的始終。

　　企業秘書的輔佐力往往是在實踐過程中逐步培養起來的，并在具體參與企業的實踐活動中體現，而這種輔佐能力又與秘書成長環境密切相關。具體地講，現代企業秘書的輔佐性也是智能化和事務化的高度統一，過去那種"呈上啟下、收收發發、接傳電話、寫寫報報"的事務性輔佐內容，已不能涵蓄現代秘書工作日益重要和紛繁復雜的輔佐性的正直含義。現代企業秘書不僅是企業生產、經營、技術、管理的熟悉者，而且還要具備較強的組織能力、溝通能力、協調能力、督辦能力、溝通能力、協調能力、督辦能力、應變能力和分析能力，這就對企業秘書的智慧、知識、能力和水準提出了更高的要求。隨時以高度的職業敏感，從苗頭性、傾向性、超前性問題和諸多表象中，捕捉各種信息，綜合分析內外部形勢，判斷和預測事物發展的趨勢，為企業領導提出階段性工作措施和建議，輔佐領導做好決策指令在執行層的貫徹和落實。通過預見性思考和換位性思維及組織、溝通、協調、督辦等能力的發揮、廣采信息，擬定預案，反饋指令執行情況，為領導決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務，實現企業整體協調統一，政令暢通，高效運作，這已成為當代企業秘書工作重要標志和一切工作的出發點和歸屬。四是公關性的運作。隨著改革開放的深入和市場經濟迅猛發展，企業秘書工作由封閉型轉向開放型，使秘書活動的領域得以較大的拓展，"內務"與"外事"相互溶合，組成了秘書實踐運作公關性的整體內容。從實踐的本質特征來看，秘書與公共關系工作具有一致性和相通性。對內，事務處理、接人待物、調查研究、協調左右、溝通縱橫，使企業各部門按經營目標同步運轉，實現秘書同領導、各部門關系融洽；對外，收集和交流經濟信息呈報經驗材料，反映主要問題，參與經濟與文化交往活動，配合諸如經濟信息發布會、產品訂貨會、慶典會等對外經濟活動而進行大量的具體策劃和事務工作（會務，傳授、反饋、交往），都表現出公關性的濃厚特征。

　　隨著"入世"后新的市場經濟體制的建立和國內外消費意識的覺醒，企業已經形成了強大的市場壓力，市場為買方市場所占領，消費者自主選擇，在優勝劣汰的形勢下，企業不只是將自己的產品推銷給用戶工作就完結了，而是要同用戶、政府建立一種依賴信任和謀求縱深發展的關系，讓政府首肯，公眾知曉，用戶信賴。因此，這就要求現代企業秘書不僅有較強的語言表達能力、寫作能力及敏銳的觀察、思考、調研、分析能力，而且還必須有較強的處理人際關系的能力、社會活動能力、干練的辦事和熟練的公關技能，將自己的觸角隨時延伸到政府官員

　　下到內部員工，左到市場用戶，右到社會名流。從而，為企業和領導樹立良好的形象。五是智能性的群體。新世紀是全球化的信息時代，隨著領導工作過轉效率的需求，企業工作務實的推進，企業經營由粗放型向集約型轉化，進而步入集團化、合資化。沒有一個較強智能的秘書群體，就難以適應新形勢發展的需要。這就客觀要求秘書的層次和素質都要有一個新的突破。從秘書結構來看，必須要具有文、工、商、農和行政、技術、管理、公關等方面的專業人才；從秘書知識要求來看，必須要具有市場學、價格學、預測學、消費心理學、公關學、經濟法學、行政管理學、運籌學控制論及現代企業管理和微機應用等知識；從秘書氣質性格來看，偏重于"多血質"、"膽汗質"和公關工作女性化，同時應注意異質組合和性格上的互補效應；再就從秘書辦文工作來說，傳統的辦文程度和辦文模式必須徹底改革，經濟應用文諸如經濟合同、項目建議書、立項報告、技術開發報告、經濟形勢分析、新聞發布稿、企業集團章程、合資、合作協議等文稿的撰擬和處理，已越來越成為企業公務文書的重要內容。同時，隨著我國加入世貿組織后，對外經貿業務的擴大和國際交往的增多，政府由微觀控制轉到宏觀調控，企業經營自主權的進一步落實，企業許多工作滲入了外事活動的內容，這些都給秘書結構提出一個新的要求，不僅要具備上述諸多方面的知識和能力，而且必須具有一定的外語水平和處理涉外文書的能力，以適應國際市場日益競爭的需要。