現(xiàn)代大中型企業(yè)秘書(shū)實(shí)踐行為及其特征

進(jìn)入20世紀(jì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益競(jìng)爭(zhēng)的新形勢(shì)下，大中型企業(yè)的工作一開(kāi)頭就遇到前所未有的復(fù)雜性、多變性和競(jìng)爭(zhēng)性。以"辦事型"、"事務(wù)型"、"秀才型"為標(biāo)準(zhǔn)，選擇大中型企業(yè)的秘書(shū)已遠(yuǎn)不適應(yīng)"入世"的瞬息萬(wàn)變的全球化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)迫切需要秘書(shū)工作新的模式，價(jià)值觀念、運(yùn)作方法、工作機(jī)制等都應(yīng)隨之變革。

　　以筆者之見(jiàn)，企業(yè)秘書(shū)要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，必須具備下列幾種特征：一是開(kāi)放性的活動(dòng)。在21世紀(jì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的體制下，企業(yè)的一切工作，都必須圍繞加入世貿(mào)組織后的市場(chǎng)需求這個(gè)軸心來(lái)開(kāi)展，企業(yè)秘書(shū)的觀念和思維必須按國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)變化隨事而異，隨境而異，不斷地吐故納新，隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)調(diào)整自身行為。今天的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)仍是以競(jìng)爭(zhēng)為其有效動(dòng)作的內(nèi)在機(jī)制，在競(jìng)爭(zhēng)中優(yōu)勝劣汰，促使效率提高，資源配置優(yōu)化。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人為了本企業(yè)的生存、競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展，不得不受市場(chǎng)這個(gè)無(wú)形的繩索所牽制，按照市場(chǎng)變化疲于為企業(yè)提高效益，進(jìn)行市場(chǎng)預(yù)測(cè)和市場(chǎng)分析，必須隨時(shí)調(diào)整營(yíng)銷(xiāo)策略。因此，企業(yè)秘書(shū)不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié)，而且更要將自身思維和行動(dòng)置于外界（國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)），隨時(shí)參與對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，及時(shí)更新思維行動(dòng)方式，把握市場(chǎng)動(dòng)向，收集有效信息，搞好調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握市場(chǎng)形勢(shì)提供最佳決策，發(fā)揮最好的參謀助手作用，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)思路不斷變化和拓展。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要為秘書(shū)創(chuàng)造及時(shí)，主動(dòng)出擊跟蹤服務(wù)的有利條件，隨時(shí)讓秘書(shū)同行參加各種外交活動(dòng)，讓秘書(shū)定期地到企業(yè)窗口工作，使他們經(jīng)常處于換腦筋、更新觀念的環(huán)境中，按市場(chǎng)的脈博去撥動(dòng)每一根思維神經(jīng)，做到在企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程中，與領(lǐng)導(dǎo)思維同步、思想統(tǒng)一、思路同軌、決策同譜。二是信息性的服務(wù)。

　　在國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)全球大環(huán)境下，企業(yè)正面臨著良好機(jī)遇與挑戰(zhàn)和各種機(jī)關(guān)因素而復(fù)雜多變，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策富有更大的挑戰(zhàn)性、風(fēng)險(xiǎn)性和靈活性，使領(lǐng)導(dǎo)決策變得更加復(fù)雜和困難。因此，企業(yè)秘書(shū)的信息參謀作用就顯得特別重要。從某種意義上講，信息的參謀作用是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必不可少的最經(jīng)濟(jì)有效迅速的工具，信息的正誤直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策水平和后果。所以，如今的企業(yè)秘書(shū)所從事的工作已不同于簡(jiǎn)單的辦事、辦文、辦會(huì)等一般性工作，而是把信息由企業(yè)機(jī)關(guān)事務(wù)向領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)轉(zhuǎn)變，以信息為載體，實(shí)現(xiàn)輔佐秘書(shū)工作的重要途徑。把秘書(shū)做好信息工作作為領(lǐng)導(dǎo)參謀協(xié)調(diào)、催辦、督辦的基礎(chǔ)和手段，將采集到的各種信息進(jìn)行分析、收集、處理、加工，提出預(yù)案，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策降低風(fēng)險(xiǎn)度。因此，在新形勢(shì)下，企業(yè)秘書(shū)要善于學(xué)會(huì)利用和發(fā)揮內(nèi)外信息網(wǎng)絡(luò)的功能和作用，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，圍繞中心工作提出"內(nèi)容性、綜合性、針對(duì)性、動(dòng)態(tài)性、經(jīng)驗(yàn)性、問(wèn)題性和反饋性"等有深度的高層次信息，進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)知曉，啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，從而，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供滿意的輔佐性服務(wù)。三是輔佐性的職能。從根本上說(shuō)，秘書(shū)輔佐性決定了秘書(shū)工作的重要性，輔佐能力的強(qiáng)弱，是判斷一個(gè)秘書(shū)工作者唯一的合格標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量、檢驗(yàn)和評(píng)價(jià)秘書(shū)人員綜合素質(zhì)強(qiáng)弱的一個(gè)重要方面。故現(xiàn)實(shí)要求秘書(shū)的輔佐性必須貫穿于實(shí)踐過(guò)程的始終。

　　企業(yè)秘書(shū)的輔佐力往往是在實(shí)踐過(guò)程中逐步培養(yǎng)起來(lái)的，并在具體參與企業(yè)的實(shí)踐活動(dòng)中體現(xiàn)，而這種輔佐能力又與秘書(shū)成長(zhǎng)環(huán)境密切相關(guān)。具體地講，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)的輔佐性也是智能化和事務(wù)化的高度統(tǒng)一，過(guò)去那種"呈上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話、寫(xiě)寫(xiě)報(bào)報(bào)"的事務(wù)性輔佐內(nèi)容，已不能涵蓄現(xiàn)代秘書(shū)工作日益重要和紛繁復(fù)雜的輔佐性的正直含義。現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)不僅是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理的熟悉者，而且還要具備較強(qiáng)的組織能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、督辦能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、督辦能力、應(yīng)變能力和分析能力，這就對(duì)企業(yè)秘書(shū)的智慧、知識(shí)、能力和水準(zhǔn)提出了更高的要求。隨時(shí)以高度的職業(yè)敏感，從苗頭性、傾向性、超前性問(wèn)題和諸多表象中，捕捉各種信息，綜合分析內(nèi)外部形勢(shì)，判斷和預(yù)測(cè)事物發(fā)展的趨勢(shì)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提出階段性工作措施和建議，輔佐領(lǐng)導(dǎo)做好決策指令在執(zhí)行層的貫徹和落實(shí)。通過(guò)預(yù)見(jiàn)性思考和換位性思維及組織、溝通、協(xié)調(diào)、督辦等能力的發(fā)揮、廣采信息，擬定預(yù)案，反饋指令執(zhí)行情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體協(xié)調(diào)統(tǒng)一，政令暢通，高效運(yùn)作，這已成為當(dāng)代企業(yè)秘書(shū)工作重要標(biāo)志和一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。四是公關(guān)性的運(yùn)作。隨著改革開(kāi)放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，企業(yè)秘書(shū)工作由封閉型轉(zhuǎn)向開(kāi)放型，使秘書(shū)活動(dòng)的領(lǐng)域得以較大的拓展，"內(nèi)務(wù)"與"外事"相互溶合，組成了秘書(shū)實(shí)踐運(yùn)作公關(guān)性的整體內(nèi)容。從實(shí)踐的本質(zhì)特征來(lái)看，秘書(shū)與公共關(guān)系工作具有一致性和相通性。對(duì)內(nèi)，事務(wù)處理、接人待物、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)左右、溝通縱橫，使企業(yè)各部門(mén)按經(jīng)營(yíng)目標(biāo)同步運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)秘書(shū)同領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)關(guān)系融洽；對(duì)外，收集和交流經(jīng)濟(jì)信息呈報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，反映主要問(wèn)題，參與經(jīng)濟(jì)與文化交往活動(dòng)，配合諸如經(jīng)濟(jì)信息發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品訂貨會(huì)、慶典會(huì)等對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而進(jìn)行大量的具體策劃和事務(wù)工作（會(huì)務(wù)，傳授、反饋、交往），都表現(xiàn)出公關(guān)性的濃厚特征。

　　隨著"入世"后新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和國(guó)內(nèi)外消費(fèi)意識(shí)的覺(jué)醒，企業(yè)已經(jīng)形成了強(qiáng)大的市場(chǎng)壓力，市場(chǎng)為買(mǎi)方市場(chǎng)所占領(lǐng)，消費(fèi)者自主選擇，在優(yōu)勝劣汰的形勢(shì)下，企業(yè)不只是將自己的產(chǎn)品推銷(xiāo)給用戶工作就完結(jié)了，而是要同用戶、政府建立一種依賴(lài)信任和謀求縱深發(fā)展的關(guān)系，讓政府首肯，公眾知曉，用戶信賴(lài)。因此，這就要求現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)不僅有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力、寫(xiě)作能力及敏銳的觀察、思考、調(diào)研、分析能力，而且還必須有較強(qiáng)的處理人際關(guān)系的能力、社會(huì)活動(dòng)能力、干練的辦事和熟練的公關(guān)技能，將自己的觸角隨時(shí)延伸到政府官員

　　下到內(nèi)部員工，左到市場(chǎng)用戶，右到社會(huì)名流。從而，為企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的形象。五是智能性的群體。新世紀(jì)是全球化的信息時(shí)代，隨著領(lǐng)導(dǎo)工作過(guò)轉(zhuǎn)效率的需求，企業(yè)工作務(wù)實(shí)的推進(jìn)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)由粗放型向集約型轉(zhuǎn)化，進(jìn)而步入集團(tuán)化、合資化。沒(méi)有一個(gè)較強(qiáng)智能的秘書(shū)群體，就難以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。這就客觀要求秘書(shū)的層次和素質(zhì)都要有一個(gè)新的突破。從秘書(shū)結(jié)構(gòu)來(lái)看，必須要具有文、工、商、農(nóng)和行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等方面的專(zhuān)業(yè)人才；從秘書(shū)知識(shí)要求來(lái)看，必須要具有市場(chǎng)學(xué)、價(jià)格學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、消費(fèi)心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、經(jīng)濟(jì)法學(xué)、行政管理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)控制論及現(xiàn)代企業(yè)管理和微機(jī)應(yīng)用等知識(shí)；從秘書(shū)氣質(zhì)性格來(lái)看，偏重于"多血質(zhì)"、"膽汗質(zhì)"和公關(guān)工作女性化，同時(shí)應(yīng)注意異質(zhì)組合和性格上的互補(bǔ)效應(yīng)；再就從秘書(shū)辦文工作來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的辦文程度和辦文模式必須徹底改革，經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文諸如經(jīng)濟(jì)合同、項(xiàng)目建議書(shū)、立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)開(kāi)發(fā)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)分析、新聞發(fā)布稿、企業(yè)集團(tuán)章程、合資、合作協(xié)議等文稿的撰擬和處理，已越來(lái)越成為企業(yè)公務(wù)文書(shū)的重要內(nèi)容。同時(shí)，隨著我國(guó)加入世貿(mào)組織后，對(duì)外經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)的擴(kuò)大和國(guó)際交往的增多，政府由微觀控制轉(zhuǎn)到宏觀調(diào)控，企業(yè)經(jīng)營(yíng)自主權(quán)的進(jìn)一步落實(shí)，企業(yè)許多工作滲入了外事活動(dòng)的內(nèi)容，這些都給秘書(shū)結(jié)構(gòu)提出一個(gè)新的要求，不僅要具備上述諸多方面的知識(shí)和能力，而且必須具有一定的外語(yǔ)水平和處理涉外文書(shū)的能力，以適應(yīng)國(guó)際市場(chǎng)日益競(jìng)爭(zhēng)的需要。