加強(qiáng)秘書工作中的信息管理

　　信息管理并不是秘書部門的一項(xiàng)新的職能，只是過去不用“信息”這個(gè)詞，一般叫“情況”，書面的信息叫“材料”、“資料”，而且對(duì)信息工作的認(rèn)識(shí)也不像現(xiàn)在這樣深刻。英國(guó)學(xué)者p·佐克杰博士認(rèn)為：“從最廣泛的意義上說，信息可按其創(chuàng)造能力來加強(qiáng)評(píng)論。高質(zhì)量信息可使接受者認(rèn)識(shí)環(huán)境，并隨著環(huán)境的變化采取必要的對(duì)策。”這就是獲取高價(jià)值信息的目的所在。信息工作的重要性決定了秘書部門必須投入很大的精力搞好這項(xiàng)工作，要克服那種在辦公室里坐等信息的不良作風(fēng)。
                
　　信息管理是一門學(xué)問，當(dāng)然不能要求秘書人員必須掌握高深的信息科學(xué)理論，但具有一定的信息理論知識(shí)，如信息收集、信息處理、信息輸出、和信息反饋的一些原則和方法是完全必要的。目前還有少數(shù)秘書人員依然憑著老經(jīng)驗(yàn)，用老方法來管理信息，這顯然落后于社會(huì)的發(fā)展，也不可能為領(lǐng)導(dǎo)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
                
　　信息工作包括收集、鑒別、貯存、處理、輸出、反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)，從秘書工作的實(shí)際情況來看，不少秘書部門在這些環(huán)節(jié)中不同程度地存在著一些問題。

　　一、信息的收集
                
　　秘書人員在為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)時(shí)，由于對(duì)環(huán)境動(dòng)態(tài)的變化不注意及時(shí)跟蹤，以致認(rèn)識(shí)落后于客觀事實(shí)，或面對(duì)廣闊的信息世界，不知道該去抓哪些材料。其結(jié)果常常是高價(jià)值的信息不多，而低價(jià)值和無價(jià)值的信息卻一大把，問題的癥結(jié)就在于他們的思維能力還停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的階段，不能判斷哪些因素與本單位的決策存在著重要的和必要的聯(lián)系。究其原因，是對(duì)信息的特點(diǎn)和收集信息所必須遵循的原則缺乏認(rèn)識(shí)。因此，收集信息應(yīng)注意這樣幾項(xiàng)原則：
                
　　(1)真實(shí)性。這是最基本的原則。我們所獲取的信息未必都是真實(shí)的，其中很可能混雜著某些不真實(shí)的信息，即偽信息。如果秘書人員將某些不真實(shí)的或不完全真實(shí)的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，勢(shì)必會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)對(duì)情況的誤判，從而導(dǎo)致決策和處理問題的失誤。
                
　　(2)多樣性。環(huán)境構(gòu)成是復(fù)雜的，決定環(huán)境的因素很多，所以秘書人員收集信息不能只就某一個(gè)點(diǎn)和某一個(gè)面，而應(yīng)該圍繞本單位發(fā)展的需要，開拓視野，綜觀全局，以求獲得盡可能全面的信息，否則也會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)對(duì)情況的誤判。
                
　　(3)層次性。信息的層次性，表現(xiàn)在3個(gè)方面。一是一斑信息與重要信息；二是上層信息與下層信息；三是表層信息與深層信息，不同層次的信息，其作用是不同的。收集不同層次的信息，目的是能夠準(zhǔn)確、深入地把握環(huán)境的整體情況。
                
　　(4)時(shí)效性。任何信息都有時(shí)效性，只是不同的信息其時(shí)效有所不同，有的為長(zhǎng)效，有的則為短效。時(shí)效的長(zhǎng)短與價(jià)值沒有必然的聯(lián)系，有的信息時(shí)效期雖短，但價(jià)值極高，如果不能及時(shí)地捕捉到這種信息和及時(shí)利用這種信息，往往會(huì)蒙受很大的損失，所謂“貽誤戰(zhàn)機(jī)”說的就是這個(gè)道理。

　　二、信息的鑒別
                
　　所謂“鑒別”就是通過對(duì)已有信息的分析評(píng)價(jià)進(jìn)行篩選。第一步是分清真?zhèn)危�剔除偽信息。第二步是分清�?yōu)劣，去掉某些質(zhì)量不高的信息，保留高質(zhì)量的信息。不過，有的信息如一時(shí)無法確定其價(jià)值的時(shí)候，可暫作保留。判斷信息的質(zhì)量同“需要”相關(guān)。“去偽存真”、“去粗取精”，這是信息鑒別的基本原則和方法。

　　 三、信息的貯存
                
　　信息貯存的方式也有多種，用電腦貯存是目前最先進(jìn)的手段，但有些傳統(tǒng)的方法也可以結(jié)合使用，未必需要將所有的信息材料都用電腦來貯存，這樣投入較大，成本較高。另外，也不是任何有價(jià)值的信息都需要貯存，因?yàn)樾畔⒂袝r(shí)效性，有的信息盡管價(jià)值很高，但為瞬時(shí)信息，所以沒有必要予以保存。

　　四、信息的輸出
                
　　秘書部門輸出信息，大多屬于復(fù)雜輸出。有的秘書不愿在復(fù)雜輸出上動(dòng)腦筋、下功夫，而滿足于低質(zhì)量、低水平地完成任務(wù)。從他們撰寫的文稿和編寫的簡(jiǎn)報(bào)等等就能反映出來。這其中也不排除個(gè)人能力不強(qiáng)的因素，但能力總是可以提高的，關(guān)鍵在于是否注意發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，只有想干好，才會(huì)干得好。

　　信息雖有客觀性，但秘書部門卻是信息管理的主角，搞好信息管理就是能動(dòng)地利用信息資源，為實(shí)現(xiàn)單位目標(biāo)服務(wù)。總之，秘書部門的信息管理是方興未艾的事業(yè)，是大有作為的一門管理學(xué)科。