Office超強技巧連載─編輯技巧(一)

多重剪貼板
　　Word 2000/XP具有多重剪貼板功能（Word 2000支持12個，Word XP支持24個），不過，其他字處理軟件也能享受此“特殊優(yōu)惠”：打開Word XP，并單擊“編輯”→“Office 剪貼板”就會啟動Office 中的剪貼板，當(dāng)在字處理軟件中按下Ctrl+C時，相應(yīng)內(nèi)容會被復(fù)制到“Office 剪貼板”中。只要切換到Word中，單擊相應(yīng)的剪貼項目，即可把它們復(fù)制到剪貼板中，按下Ctrl+V鍵即可粘貼。

　　粘貼為文本
　　在網(wǎng)上看到很多喜歡的文字，把這些文稿復(fù)制下來并粘貼到相應(yīng)的字處理軟件中時，你會發(fā)現(xiàn)很雜亂：不過，可以在IE中復(fù)制這些文本后，選擇“編輯”→“選擇性粘貼”，然后選擇“無格式文本”即可將網(wǎng)頁中的內(nèi)容以字處理軟件中默認(rèn)的格式粘貼到字處理軟件中，這樣統(tǒng)一調(diào)整其格式、排版起來就方便多了。

　　粘貼單元格文本
　　從Excel向Word粘貼過數(shù)據(jù)的人都知道，如果選中了含有數(shù)據(jù)的Excel單元格，單擊工具欄中的“復(fù)制”（或“剪切”）按鈕。切換至Word以后單擊“粘貼”按鈕，那么文件中顯示的數(shù)據(jù)全部帶有虛框。如果你只想粘貼單元格中的數(shù)據(jù)，可以使用如下方法：
　　按上面介紹的方法打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“無格式文本”單擊“確定”按鈕。粘貼至Word文件的文本即按模板默認(rèn)的字體、字號等顯示，傾斜、虛框等從Excel帶來的格式全部消失。如果你只想粘貼Word表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格線。

　　從Word文件中打開文件
　　如果你想從Word文件中打開其他文件，首先打開作為鏈接對象的某個文件，選中標(biāo)題或其他有代表性的文字。然后切換至另一個Word文件，選擇“編輯”→“粘貼為超鏈接”。以后只要按住Ctrl鍵單擊這些文字即可打開相應(yīng)的鏈接文件。

　　字體預(yù)覽技巧
　　除少數(shù)常用中文字體外，多數(shù)字體可能你對它們都沒有什么印象。Office可實現(xiàn)字體所見所得。方法是：單擊Word 2000 “工具”→“自定義”，選擇其中的“選項”標(biāo)簽卡。將其中的“列出字體名稱時顯示該字體的實際外觀”項選中，此后再打開“字體”列表，就可以先預(yù)覽看到各種字體的“廬山真面目”。

　　格式刷使用技巧
   “格式刷”可以將文本中已有的格式用于其它地方，操作方法是：選定要復(fù)制格式的文本，單擊“格式刷”按鈕 ，然后將“格式刷”刷過要應(yīng)用此格式的文本。將選定格式復(fù)制到不同位置的方法是：雙擊“格式刷”按鈕，按上法將格式復(fù)制于不同位置，完成后再次單擊“格式刷”按鈕即可。這樣要批量復(fù)制文本的格式就方便多了。

　　下劃線清除技巧
　　當(dāng)我們輸入類似“http://www.cfan.cn.net”的URL時，Word 2000就會自動給它加上下劃線。如果你不喜歡下劃線被打印出來，可用以下兩種方法清除：一是用Shift+左右光標(biāo)鍵（不能用鼠標(biāo)，鼠標(biāo)移動到上面時會激活其鏈接）選中超級鏈接，再按住Ctrl鍵連敲兩次U鍵即可。二是用鼠標(biāo)右鍵單擊超級鏈接，選擇快捷菜單“超級鏈接”子菜單中的“取消鏈接”。以上兩法的區(qū)別是：前者僅去掉了下劃線但仍具有超級鏈接的功能，鼠標(biāo)單擊仍可將其激活。后者則成為普通文本，鼠標(biāo)單擊后不再被激活。

　　插入水印的技巧
　　Word XP可以在文檔中插入圖片或文字兩種水印，只要單擊“格式”、“背景”子→“水印”，就可以在對話框中執(zhí)行添加水印的操作。如果你要將一幅圖片作為水印插入，可以選中對話框內(nèi)的“圖片水印”項，根據(jù)需要設(shè)置“縮放”并選中“沖蝕”。然后單擊“選擇圖片”按鈕打開對話框，選擇所需圖片后單擊“確定”即可。如果你要插入文字水印，就應(yīng)選中對話框中的“文字水印”，然后在“文字”下拉列表中選擇或輸入所需文本。再根據(jù)需要設(shè)置“字體”、“尺寸”等選項，完成后單擊“應(yīng)用”按鈕，即可在頁面視圖中看到水印效果。

　　改變對象格式的技巧
　　通常，粘貼至Word XP文檔的圖片只能應(yīng)用其原來的格式。如果使用“選擇性粘貼”，就可以完成圖片格式轉(zhuǎn)換和粘貼雙重任務(wù)，具體操作方法是：將圖片放入剪貼板（例如在“畫圖”中“復(fù)制”圖片），打開欲粘貼圖片的文檔。單擊“編輯”→“選擇性粘貼”，即可打開“選擇性粘貼”對話框。在剪貼板存放BMP格式圖片時，你可以看到對話框中有“BMP圖像對象”、“圖片”和“與設(shè)備無關(guān)的位圖”等三種類型，你只要選中其中的一種，單擊“確定”按鈕就可以將圖片插入文檔。如果在PowerPoint XP中執(zhí)行上述操作，你可以在“選擇性粘貼”對話框看到更多的選項。

　　圖片插入（粘貼）技巧
　　從Word 2000開始，圖片無須文本框即可直接插入文檔。Word XP更可以修改默認(rèn)的圖片插入方式，使其更加符合用戶的需要。具體做法是：單擊“工具”→“選項”打開對話框，找到“編輯”選項卡中的“圖片插入/粘貼方式”。單擊按鈕打開菜單，就可以選擇其中提供的某種插入或粘貼方式了。

　　文字變圖片的技巧
　　大家都知道“藝術(shù)字”能生成圖片格式的文字，殊不知“選擇性粘貼”也有這種功能，具體做法是：將需要做成圖片的文字放入剪貼板，新建一個空白文檔后打開“選擇性粘貼”對話框。選中其中的“圖片”或“圖片（增強型圖元文件）”，單擊“確定”按鈕。粘貼至Word文檔的文字就會變成圖片，可以像普通圖片那樣進行處理。

　　粘貼Excel圖片表格
　　如果粘貼至Word文件的Excel表格將不再作任何改動，使用下面的方法可以減少排版時的麻煩：選中要粘貼的Excel單元格區(qū)域，單擊Excel XP的“復(fù)制”按鈕將其放入剪貼板。切換至Word文件，按照第一點介紹的方法即可將Excel表格以圖片形式的插入文件。

　　選擇對象再快捷一點
　　在“自定義”窗口中，選擇“繪圖”類中的“選擇對象”，并把它拖至工具欄上，要選多個對象時，只要單點“選擇命令”按鈕（不必按Ctrl或Shift鍵），就可移動鼠標(biāo)進行選取了。

　　Ctrl+F3的妙用
　　首先選定想要移動的文字，再按Ctrl+F3鍵，這樣選定的內(nèi)容便剪切到了剪切板上，然后向下尋找另一處想移動的文字，選定，再按Ctrl+F3鍵，如此下去一直到把所有想移動的文字都按上法處理完，然后把光標(biāo)移到想插入的地方，按下Ctrl+Shift+F3鍵，剛才剪切的文字便統(tǒng)統(tǒng)移過來了，而且還能夠保持它們原來相對位置。

　　豎選文字
　　如果編排的文件中含有多列數(shù)據(jù)（但不想使用表格對它們加以控制），而還需對各列進行移動，復(fù)制等操作，可以先按住Alt鍵不放，然后用鼠標(biāo)左鍵在文件區(qū)內(nèi)畫所需的矩形區(qū)域，即可豎選出任意矩形區(qū)域。

　　移動或復(fù)制文本也快速
　　移動或復(fù)制文本，可用剪切、復(fù)制、粘貼等命令來完成，但操作起來有點繁瑣。快速操作的方法有兩種：選擇要移動或復(fù)制的文本，若按住Ctrl和Shif鍵不放，將鼠標(biāo)移動到新位置單擊鼠標(biāo)右鍵可復(fù)制所選文本，若按住Ctrl鍵不放，將鼠標(biāo)移動到新位置單擊鼠標(biāo)右鍵可移動所選文本；選擇欲移動的文本，按下鼠標(biāo)左鍵不放，拖動到新位置后再放開即可實現(xiàn)文本的移動。

　　一次粘貼所有內(nèi)容
　　選擇“視圖”→“任務(wù)窗格”選項，打開“任務(wù)窗格”窗口，單擊其標(biāo)題欄右側(cè)的下拉按鈕，選中“剪貼板”選項，使“剪貼板”任務(wù)窗格可見。然后反復(fù)對多處文本執(zhí)行復(fù)制（剪切）操作，將多處文本復(fù)制（剪切）到剪貼板上，最后將光標(biāo)移到需要粘貼的位置，單擊剪貼板上的“全部粘貼”按鈕，即可把剪貼板上的內(nèi)容一次性粘貼到當(dāng)前文件。
　　小提示
　　按下Ctrl+C+C鍵（即在按住Ctrl鍵的同時連按兩下字母C），可以快速打開“剪貼板”任務(wù)窗格。

　　快速輸入疊詞
　　如要輸入“干干凈凈”一詞，可以這樣做：選輸入“干凈”一詞，然后將光標(biāo)移到“干凈”之間，按下F4鍵即可。當(dāng)然，要輸入“高興高興”，則只要輸入“高興”，然后按下F4鍵就可以了。

　　使用Word復(fù)制文字要注意
　　有時，在Word中選中并復(fù)制一部分文字，接著到其他字處理軟件里粘貼，有可能會使原來文中的全角中文標(biāo)點符號變成英文，如逗號變成“，”而不是“，”，百分號變成了“%”而不是“％”等。這時，只要在Word中選擇“文件”→“另存為”，把其另存為TXT文件就沒有問題了。

　　巧妙替換剪貼板數(shù)據(jù)
　　先把要替換成的內(nèi)容（包括文字、字符和圖片）復(fù)制到剪貼板中，在“替換”對話框中，單擊“查找與替換”命令，在“查找內(nèi)容”方框中輸入要查找內(nèi)容，同時在“替換為”方框中輸入“^c（c一定小寫）”，單擊“全部替換”按鈕，復(fù)制到剪貼板中的對象（字符、文字和圖片）等將會替換掉所有文件被查出的內(nèi)容。

　　使用選擇性粘貼
　　不少用戶在給Word文件添加圖片時，都先用軟件打開圖片再復(fù)制再粘貼。這樣的結(jié)果，一方面由于采用了粘貼命令，使得在文件中增加的內(nèi)容除所需要的圖片本身，還有許多與圖片和軟件有關(guān)的信息，增加了文件大小，另一方面對圖片進行修改和其他處理時往往會自動打開原來的軟件，比較麻煩，而且還容易死機。其實，此時只要選用選擇性粘貼圖片，則系統(tǒng)只往文件中添加圖片本身，大大減少文件大小，又利于修改，的確是一舉兩得。

　　喚醒“全部關(guān)閉”功能
　　打開“自定義”窗口，單擊窗口中的“命令”標(biāo)簽，在“類別”中選“文件”項，然后在右側(cè)“命令”中，用鼠標(biāo)拖動上下滾動條，找到“全部關(guān)閉”圖標(biāo)。然后用鼠標(biāo)按住該圖標(biāo)不動，將其拖動到“文件”菜單下，松開鼠標(biāo)即可讓它們常駐在“文件”菜單中即可。以后要保存所有打開的Word文件，只要單擊此按鈕即可。

　　喚醒“自動滾動”功能
　　打開“自定義”窗口，在“命令”標(biāo)簽下的“類別”中選擇“工具”，在右邊對應(yīng)的“命令”中選擇“自動滾動”，按住鼠標(biāo)左鍵把它拖到工具欄上放手即可。當(dāng)查看一個較長的文件時，單擊“自動滾動”按鈕，這時指針會變成黑色尖頭，移動鼠標(biāo)就能實現(xiàn)屏幕自動滾動，上下移動鼠標(biāo)還可以調(diào)節(jié)滾動速度，這相當(dāng)于給鼠標(biāo)添加了一個免費滾輪，要取消自動滾動功能，只需單擊鼠標(biāo)左鍵或者右鍵即可。