Office超強(qiáng)技巧連載─編輯技巧(三)

快速關(guān)閉當(dāng)前文件
　　按下Ctrl+F4可以快速關(guān)閉當(dāng)前編輯文件。如果沒有保存，則會(huì)彈出確認(rèn)框讓你保存。如果按下Alt+F4鍵則會(huì)關(guān)閉Word本身！

　　更改文件默認(rèn)存盤格式
　　在Word中，默認(rèn)情況下，都將文件存為Word的DOC格式，但有時(shí)出于特殊需要，如投稿時(shí)需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF文件格式等，把Word文件存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”，然后在保存對話框中選擇要保存的類型再單擊“保存”鈕就行了。但每次這樣作未免有些麻煩。其實(shí)，只要單擊“工具”→“選項(xiàng)”，打開設(shè)置窗口，單擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)置的格式了。

　　在沒有安裝Word的計(jì)算機(jī)上查看文件
　　有時(shí)需要將制作的文件拿到其他沒有安裝Word的計(jì)算機(jī)上使用，如果時(shí)間來不及，可不安裝Office，采用以下方法。在完成文件編輯后執(zhí)行“文件”→“另存為Web頁”，輸出的網(wǎng)頁文件自然可以拿到其他計(jì)算機(jī)上演示了，而且對作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。

　　循環(huán)選擇打開文件
　　循環(huán)按下Ctrl+F6鍵可在打開的多個(gè)Word文件之間輪回切換，無需從窗口菜單下選擇。

　　取消快速保存減肥文件
　　在Word中有一個(gè)快速保存選項(xiàng)允許我們以較短的時(shí)間來保存文件，但實(shí)踐證明，快速保存比使用完全保存需要更多的磁盤空間。因此，可以單擊“工具”→“選項(xiàng)”，在打開的窗口中選擇“保存”標(biāo)簽，并取消選擇“快速保存”選項(xiàng)來關(guān)閉它。

　　不嵌入字體
　　在Word中有一項(xiàng)嵌入字體技術(shù)，它能把文件中使用的字體保存到Word文件中，以便能在別人的機(jī)器上正常顯示。毫無疑問，這樣會(huì)使文件的容量大大增加。不過，可以單擊“工具”→“選項(xiàng)”，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，然后取消“嵌入TrueType字體”選項(xiàng)來取消該選項(xiàng)。同時(shí)在文件中盡量使用Windows中自帶的字體，如果實(shí)在為了美觀或特殊排版需要而選擇了其他字體，則請將包含有此TrueType字體文件的光盤帶上，以便隨時(shí)安裝。如果實(shí)在要嵌入TrueType字體，則請務(wù)必選中“只嵌入所用字符”選項(xiàng)來減小文件的尺寸，選中此選項(xiàng)只會(huì)嵌入你的文件中使用的字體樣式，也能使你的文件的容量大大減少。

　　轉(zhuǎn)換嵌入對象為圖像
　　給文件添加嵌入對象會(huì)增加文件的字節(jié)。如果不需要更新包含在文件中的嵌入對象，則可以把嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形來減小文件大小。

　　多使用鏈接方式
　　不知道大家注意過沒有，將對象嵌入到Word文件中會(huì)大大增加文件容量，同時(shí)也不便于對象修改。針對這種現(xiàn)象，在平時(shí)導(dǎo)入外部文件時(shí)要多采用鏈接方式，除了能減小文件大小外，在源文件中的內(nèi)容要改變時(shí)，也可方便地更新Word文件中的內(nèi)容。

　　另存文件使文件變小
　　可能大家不知道，Word在保存DOC文件時(shí)只是把一些后來的信息存入，這樣每保存一次文件，文件就會(huì)大一些。這時(shí)只要使用“文件”→“另存為”把文件另存一次，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理然后再存盤，這樣也會(huì)使得文件的容量大大減少。

　　“頁面虛假設(shè)置”令文件瘦身
　　在保存文件之前，單擊“文件”→“頁面設(shè)置”打開“頁面設(shè)置”對話框，然后用鼠標(biāo)任意單擊幾下其中的“紙張大小”、“頁邊距”等標(biāo)簽（其中的內(nèi)容可以不改動(dòng)），單擊“確定”后再保存。通過這一系列的假動(dòng)作，你會(huì)發(fā)現(xiàn)文件也莫名其妙地變小了。

　　減肥妙招：存成RTF文件
　　果把Word文件保存為文本文件，毫無疑問，文件肯定會(huì)小很多，但關(guān)鍵是保存成了文本文件后，其中的格式會(huì)丟失。而試著另存為RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能被許多Windows應(yīng)用程序所支持，同時(shí)容量還會(huì)大大地減少。

　　使用鏈接的對象代替嵌入對象
　　將對象嵌入到Word文件中后，可以將原對象刪除，這樣顯然是方便了許多。但這一方面會(huì)增加文件的容量，二來不便于對象修改。其實(shí)，使用鏈接對象不僅僅可以在源文件中的內(nèi)容改變時(shí)，方便地更新Word 文件中的內(nèi)容，同時(shí)也能使文件的容量變小。

　　不創(chuàng)建多個(gè)版本
　　使用“版本”功能為一個(gè)文件創(chuàng)建多個(gè)版本可供其他版本的Word（如Word 97）來讀取，但這樣也會(huì)增加文件尺寸。單擊“文件”→“版本”，可查看某個(gè)文件是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通過刪除最老的版本來減小文件字節(jié)。

　　將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖像處理
　　給文件添加嵌入對象會(huì)增加文件的字節(jié)。如不需要更新包含在文件中的嵌入對象，可以通過將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形的方式減小文件的文件尺寸。完成對象轉(zhuǎn)換對象后，可以象編輯其他Word圖形一樣進(jìn)行編輯。在將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形后，不能再將其轉(zhuǎn)換回嵌入對象。

　　用PackWord瘦身文件
　　可使用PackWord這個(gè)免費(fèi)軟件，它能對Word文件快速壓縮瘦身。而且壓縮后的文件不需使用PackWord解壓縮即可使用。運(yùn)行該程序后，選擇一個(gè)要壓縮的Word文件，同時(shí)會(huì)出現(xiàn)壓縮過程窗口，壓縮完成后會(huì)告訴壓縮比和壓縮后的文件名。
　　生成后的文件請不要重新命名，以后，在Word中打開壓縮后的文件時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)窗口，選擇“啟用宏”按鈕后，Word將會(huì)把打開的壓縮文件釋放到當(dāng)前文件夾，并去除“（compressed）”標(biāo)記（相當(dāng)于還原原先的文件），并可以正常編輯。

　　看看你寫了多少字
　　要統(tǒng)計(jì)Word文檔中的字?jǐn)?shù)，選擇“工具”→“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，然后按“確定”按鈕， Word就會(huì)統(tǒng)計(jì)除標(biāo)題、頁腳、腳注和尾注的字?jǐn)?shù)。如果想把這些項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)也統(tǒng)計(jì)進(jìn)去，只要選定對話框下面的“含注腳和尾注”選項(xiàng)就行了。

　　用“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄
　　Word XP中新增了“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄，它能快速統(tǒng)計(jì)出文檔中的字符、行、頁、段落等的數(shù)目。如果需要控制文檔長度，這個(gè)功能很有用。顯示該工具欄的方法是：右擊工具欄，選擇快捷菜單中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”即可。如果要對文檔中的某項(xiàng)指標(biāo)（如“行”）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以單擊工具欄中間的下拉箭頭，從菜單中選擇“行”或字符、頁、段落等。稍等片刻，工具欄就會(huì)顯示出文檔的行數(shù)。如果單擊工具欄中的“重新計(jì)數(shù)”按鈕，再打開下列表，可以查看文檔中所有指標(biāo)的具體數(shù)目。
　　“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”工具欄打開之后，按Alt-C鍵（“重新計(jì)數(shù)”按鈕的快捷鍵），新的統(tǒng)計(jì)結(jié)果也會(huì)出現(xiàn)在工具欄中。

　　在文檔中插入字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)
　　有時(shí)，僅僅了解文檔的字?jǐn)?shù)是不夠的，有時(shí)還需要將這些資料插入文檔，便于以后自己管理：
　　（1）將光標(biāo)移到需要加入字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)的地方。
　　（2）手工輸入有關(guān)統(tǒng)計(jì)字符的提示信息，如“本篇文檔的總字?jǐn)?shù)為：”
　　（3）執(zhí)行Word“插入”菜單的“域”命令，打開“域”對話框。
　　（4）在“域”對話框的“類別”列表中選擇“文檔信息”選項(xiàng)。
　　（5）在“域名”列表框中選擇“NumWords”。
　　（6）單擊“域”對話框的“選項(xiàng)”按鈕，打開域“選項(xiàng)”設(shè)置框選擇域結(jié)果顯示的格式。
　　（7）單擊[添加到域]按鈕，將所選擇的格式加入到添加大域中。
　　（8）連續(xù)單擊兩次“確定”按鈕，關(guān)閉所有對話框。
　　此時(shí)，當(dāng)前光標(biāo)處就會(huì)顯示出“本篇文檔的總字?jǐn)?shù)為：XXX”的字樣。執(zhí)行上述操作后，即使對文檔進(jìn)行修改也不必?fù)?dān)心，只要將光標(biāo)移到域代碼上，將其變?yōu)榛疑�后，按下[F9]鍵，Word就會(huì)自動(dòng)更新該域，顯示出修改后的總字?jǐn)?shù)。另外，還可以執(zhí)行Word“工具”菜單中“選項(xiàng)”命令，在“打印”選項(xiàng)卡中選中“更新域”選項(xiàng)，這樣Word在每次打印前都會(huì)自動(dòng)更新文檔中的域，非常方便。
　　如果你想統(tǒng)計(jì)每一篇文檔中的信息，再這樣一篇一篇地插入域是很麻煩的。你可以直接打開Word的通用模式板（Microsoft OfficeTemplatesNormal.dot），將有關(guān)字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)的域插入該文件即可。

　　精確統(tǒng)計(jì)指定字詞個(gè)數(shù)
　　有時(shí)，需要統(tǒng)計(jì)一下一篇文章中指定的漢字的個(gè)數(shù)，一般字處理軟件不提供此功能，其實(shí)，只要在替換對話框中將“查找字串”和“替換字串”框中填入相同的被查找的漢字或詞組，單擊“替換全部”按鈕后，Word XP會(huì)彈出一個(gè)對話框告訴你共有多少處被替換，從這個(gè)對話框中不就知道一篇文件中有多個(gè)指定的漢字或詞組嗎。

　　插入國際音標(biāo)和漢語拼音
　　從本光盤安裝一個(gè)名為KingsoftPlain的TrueType字庫，以后就可以在Word XP中選擇“插入”→“符號(hào)”，再選擇KingsoftPlain字庫，即可插入國際音標(biāo)和漢語拼音了。

　　使用符號(hào)窗口
　　在Word XP中選擇“插入”→“符號(hào)”，再選擇相應(yīng)的類別，插入特殊符號(hào)即可。

　　在Office XP中標(biāo)點(diǎn)“即點(diǎn)即輸”
　　從http://download.microsoft.com/download/OfficeXPProf/SymSetup/2002/w98nt42kmeXP/CN/SymSetup.exe下載“Office XP 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)安裝程序”，下載后雙擊進(jìn)行安裝。安裝成功后啟動(dòng)Word或Excel，右擊工具欄，然后選中“符號(hào)欄”，我們就會(huì)在窗口的下方出現(xiàn)了一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)工具列，用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的符號(hào)即可輸入，非常方便。當(dāng)安裝程序詢問是否希望覆蓋現(xiàn)有的olow10.aw文件時(shí)，請單擊“是”。

　　使用自動(dòng)更正巧輸特殊符號(hào)
　　很多人都是選擇“插入”→“符號(hào)”，再在密密麻麻的一大堆符號(hào)中去尋找你想要的那一個(gè)，操作起來較為繁瑣。如果使用Word中的“自動(dòng)更正”功能，則會(huì)變得異常輕松：如我們要插入一個(gè)Ω符號(hào)，則可以選擇“工具”→“自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令打開“自動(dòng)更正”對話框，在“替換”文本框中輸入om，“替換為”文本框中輸入Ω，再單擊“添加”鍵。以后無論什么時(shí)候，在文章中輸入om，它就會(huì)乖乖地變成你想要的那個(gè)Ω 了！

　　輸入日文符號(hào)
   如果你是一個(gè)日文工作者，通過Word XP提供的“日文問候語” 工具欄則可以輕松完成日語習(xí)慣用語的輸入：選擇“工具”→“自定義”，并在彈出的“自定義”對話框中選擇“日文問候語”。接著單擊“關(guān)閉”按鈕，此時(shí)在工具欄上會(huì)增加“日文問候語”工具欄。然后，我們可以看到，該工具欄將日語習(xí)慣用語分為“問候語”、“開頭語”和“結(jié)束語”三個(gè)部分。只要單擊這些按鈕即可插入常用的“日文問候語”。如需重復(fù)輸入問候語，可單擊工具欄的“插入原先的問候語”，即可重復(fù)輸入原先插入的內(nèi)容。

　　快速將小寫數(shù)字轉(zhuǎn)換成大寫數(shù)字
　　當(dāng)文檔中有多個(gè)大寫數(shù)字或大寫金額時(shí)（特別是一些職業(yè)學(xué)校的財(cái)會(huì)專業(yè)試卷），非常麻煩。其實(shí)，Word中可以很容易實(shí)現(xiàn)大小寫之間的轉(zhuǎn)換，只要點(diǎn)擊“插入”→“數(shù)字”，在“數(shù)字”文本框中輸入需要的數(shù)字，再在“數(shù)字類型”下拉列表框中選擇需要的方式就可以了。

　　輸入“二○○二”有辦法
   選擇“插入”→“日期和時(shí)間”命令，從中選擇“二○○二年十二月”就可以了，至于日期和時(shí)間可以自行調(diào)整，這樣就不會(huì)出現(xiàn)輸入“二00二”或“二OO二”的笑話了。

　　快速定位文件
　　有時(shí)，處理的文件長了，想要找到相應(yīng)的內(nèi)容還真不容易，鼠標(biāo)翻前翻后也找不到。這時(shí)，可以試著按下Ctrl+F鍵，打開“查找”對話框，在查找內(nèi)容中填入關(guān)鍵字，然后單擊“查找下一個(gè)”鈕即可將文件快速定位到指定的地方了。如果沒有找到，也可以在編輯窗口的右下角看到一個(gè)向上和向下的藍(lán)色箭頭圖標(biāo)，用鼠標(biāo)去單擊這兩個(gè)箭頭就可以查找上一個(gè)或下一個(gè)符合條件的字符，直到欲查找的目標(biāo)出現(xiàn)為止。

　　快速返回到前次的編輯位置
　　在編輯一些較長的文件時(shí)修改過程中有時(shí)候需要返回到上一次修改的地方來回翻屏尋找是很不方便的其實(shí)Word可以跟蹤鍵入或編輯文字的最后三個(gè)位置若要回到前次的編輯位置可按Shift+F5組合鍵它使光標(biāo)在最后編輯過的三個(gè)位置間循環(huán)利用此功能就能很快找到需要查找的前三次修改或編輯的位置。

　　可以正常操作窗口
　　在你進(jìn)行查找或替換工作時(shí)屏幕上的對話框并不礙事你一樣可以單擊文本區(qū)正常編輯文本若要回到對話框單擊它的任意部分即可。

　　在Word中替換字體
　　Word中的字體替換功能允許用戶將文檔中所包含的本計(jì)算機(jī)內(nèi)沒有安裝的字體轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)內(nèi)某種相似的字體從而可以解決了因不同計(jì)算機(jī)上安裝的字體不同而造成的Word文檔兼容性問題：單擊“文件”→“打開”命令打開文件，再選擇“工具”→“選項(xiàng)”，在彈出的對話框中，單擊“兼容性”標(biāo)簽，再單擊“替換字體”按鈕，如果該文檔中不存在無效字體，則系統(tǒng)會(huì)彈出Word不需要進(jìn)行字體替換，文檔中的所有字體都是有效的提示，否則將會(huì)彈出替換字體對話框。“替換字體”對話框的文檔所缺字體框中將顯示出所有本篇文檔中使用了而該計(jì)算機(jī)上又沒有安裝的字體并將同時(shí)顯示出Word缺省的替換字體，從文檔所缺字體框中選擇某種無效的字體（如微軟簡楷體），單擊“替換字體”下拉框，再從本計(jì)算機(jī)上所有已安裝的字體中選擇某種用以替換微軟簡楷體的字體（如楷體），這樣即可讓W(xué)ord用楷體來代替微軟簡楷體進(jìn)行顯示及打印。采用同樣方法也可將本篇文檔中無效的字體都替換為相似的字體。

　　快速選取連續(xù)文本
　　雙擊狀態(tài)欄上的“擴(kuò)展”按鈕可打開或關(guān)閉擴(kuò)展模式，在文本的擴(kuò)展選取模式下，我們可以在要選取的文本的結(jié)束位置單擊鼠標(biāo)或者按鍵盤上的方向鍵增加或減少文本的選取范圍。如果要取消此模式，只要按下Esc鍵即可。

　　快速修改拼寫和語法錯(cuò)誤
　　Word中有一項(xiàng)拼寫和語法錯(cuò)誤功能，不過，可以雙擊狀態(tài)欄上筆圖標(biāo)，則會(huì)出現(xiàn)有關(guān)拼寫和語法錯(cuò)誤功能的快捷菜單，可根據(jù)需要修改錯(cuò)誤或忽略錯(cuò)誤。

　　切換“插入/改寫”狀態(tài)
   在狀態(tài)欄上雙擊“改寫”按鈕可以快速切換“插入/改寫”狀態(tài)。

　　文件前進(jìn)（后退）技巧
　　如果你對IE使用“前進(jìn)”、“后退”切換網(wǎng)頁的操作方式“情有獨(dú)鐘”，那完全可以給Word2000增加類似的按鈕。具體做法是：打開“自定義”對話框的“命令”選項(xiàng)卡，選中“類別”下的“所有命令”。然后在的“命令”下找到“NextWindows”按鈕，用鼠標(biāo)將其拖入工具欄。再找到“Prevwindow”按鈕，按相同的方法放入工具欄。以后只要打開了多個(gè)文件，單擊“Nextwindow”按鈕就會(huì)跳到下一個(gè)文件，單擊“PrevWindows”按鈕則會(huì)返回前一個(gè)文件。

　　快速翻頁技巧
　　使用普通鼠標(biāo)瀏覽Word長文件可以使用如下技巧：用鼠標(biāo)“咬住”（即按下鼠標(biāo)左鍵不松開）滾動(dòng)塊上下拖動(dòng)，滾動(dòng)塊旁邊的提示框會(huì)顯示頁碼和標(biāo)題等信息，頁面內(nèi)容也會(huì)隨之上下滾動(dòng)，對根據(jù)頁碼或標(biāo)題查找文件等場合很適用。

　　打開智能標(biāo)記功能
　　點(diǎn)擊“工具”→“自動(dòng)更正選項(xiàng)”→“智能標(biāo)記”。勾選“使用智能標(biāo)記標(biāo)識(shí)文字”即可。

　　任務(wù)窗格快捷鍵
　　Word XP任務(wù)窗格通常采用自動(dòng)或工具欄按鈕打開，如果給它指定一個(gè)快捷鍵，將能夠大大提高操作速度。具體做法是：單擊Word XP“工具”菜單下的“自定義”命令，打開“自定義”對話框中的“命令”選項(xiàng)卡。在左邊的分類列表中選擇“編輯”，然后在右邊的“命令”列表中找到“Office剪貼板”。將其選中后單擊對話框中的“鍵盤”按鈕，打開“自定義鍵盤”對話框。選中其左邊“命令”列表中的“編輯”，然后在右邊找到“EditOfficeClipboard”，用鼠標(biāo)單擊“選擇新的快捷鍵”框，根據(jù)需要按鍵盤上的鍵或其組合（如Ctrl+B）。完成后單擊對話框（圖6）中的“指定”按鈕，將打開的對話框全部關(guān)閉。此后再按前面設(shè)置的快捷鍵（如Ctrl+B），剪貼板任務(wù)窗格就會(huì)快速打開。

　　生成自己的智能標(biāo)記
　　微軟還為網(wǎng)絡(luò)公司提供了免費(fèi)的工具——Office XP Web Services Toolkit、Smart Tag Enterprise Resource Toolkit，使它們能夠?qū)⒆约旱腦ML網(wǎng)絡(luò)服務(wù)集成于Office XP應(yīng)用程序中，比如：臺(tái)灣某搜索網(wǎng)站就通過開發(fā)的智能標(biāo)記將自己的搜索服務(wù)集成到Office XP中，這樣用戶可以在Word文件、Excel文件及網(wǎng)頁上享受搜索熱門關(guān)鍵字的樂趣。目前國外的第三方智能標(biāo)記比較多，比如：Lexis-Nexis的智能標(biāo)記主要用于法律研究，可使Word能夠自動(dòng)識(shí)別案件名稱并鏈接到Lexis-Nexis的案件信息庫；還有的智能標(biāo)記可使你在點(diǎn)擊郵政編碼和航線后顯示當(dāng)?shù)靥鞖馇闆r；ESPN的智能標(biāo)記則可識(shí)別美國主要棒球聯(lián)盟和隊(duì)員名字，并直接鏈接到相應(yīng)的網(wǎng)頁。
　　小提示
　　智能標(biāo)記能夠識(shí)別英文的人名、地址、地點(diǎn)等，比如：你在文檔中輸入Bill Gate，即可出現(xiàn)智能標(biāo)記，并提供發(fā)送電子郵件的選項(xiàng)。另外，你還可以直接將某個(gè)出現(xiàn)在文檔中的人名創(chuàng)建到Outlook的聯(lián)系簿中。