Office超強技巧連載─編輯技巧(三)

快速關(guān)閉當前文件
　　按下Ctrl+F4可以快速關(guān)閉當前編輯文件。如果沒有保存，則會彈出確認框讓你保存。如果按下Alt+F4鍵則會關(guān)閉Word本身！

　　更改文件默認存盤格式
　　在Word中，默認情況下，都將文件存為Word的DOC格式，但有時出于特殊需要，如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF文件格式等，把Word文件存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”，然后在保存對話框中選擇要保存的類型再單擊“保存”鈕就行了。但每次這樣作未免有些麻煩。其實，只要單擊“工具”→“選項”，打開設(shè)置窗口，單擊“保存”標簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預(yù)先設(shè)置的格式了。

　　在沒有安裝Word的計算機上查看文件
　　有時需要將制作的文件拿到其他沒有安裝Word的計算機上使用，如果時間來不及，可不安裝Office，采用以下方法。在完成文件編輯后執(zhí)行“文件”→“另存為Web頁”，輸出的網(wǎng)頁文件自然可以拿到其他計算機上演示了，而且對作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。

　　循環(huán)選擇打開文件
　　循環(huán)按下Ctrl+F6鍵可在打開的多個Word文件之間輪回切換，無需從窗口菜單下選擇。

　　取消快速保存減肥文件
　　在Word中有一個快速保存選項允許我們以較短的時間來保存文件，但實踐證明，快速保存比使用完全保存需要更多的磁盤空間。因此，可以單擊“工具”→“選項”，在打開的窗口中選擇“保存”標簽，并取消選擇“快速保存”選項來關(guān)閉它。

　　不嵌入字體
　　在Word中有一項嵌入字體技術(shù)，它能把文件中使用的字體保存到Word文件中，以便能在別人的機器上正常顯示。毫無疑問，這樣會使文件的容量大大增加。不過，可以單擊“工具”→“選項”，再單擊“保存”選項卡，然后取消“嵌入TrueType字體”選項來取消該選項。同時在文件中盡量使用Windows中自帶的字體，如果實在為了美觀或特殊排版需要而選擇了其他字體，則請將包含有此TrueType字體文件的光盤帶上，以便隨時安裝。如果實在要嵌入TrueType字體，則請務(wù)必選中“只嵌入所用字符”選項來減小文件的尺寸，選中此選項只會嵌入你的文件中使用的字體樣式，也能使你的文件的容量大大減少。

　　轉(zhuǎn)換嵌入對象為圖像
　　給文件添加嵌入對象會增加文件的字節(jié)。如果不需要更新包含在文件中的嵌入對象，則可以把嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形來減小文件大小。

　　多使用鏈接方式
　　不知道大家注意過沒有，將對象嵌入到Word文件中會大大增加文件容量，同時也不便于對象修改。針對這種現(xiàn)象，在平時導(dǎo)入外部文件時要多采用鏈接方式，除了能減小文件大小外，在源文件中的內(nèi)容要改變時，也可方便地更新Word文件中的內(nèi)容。

　　另存文件使文件變小
　　可能大家不知道，Word在保存DOC文件時只是把一些后來的信息存入，這樣每保存一次文件，文件就會大一些。這時只要使用“文件”→“另存為”把文件另存一次，Word則會重新將信息進行整理然后再存盤，這樣也會使得文件的容量大大減少。

　　“頁面虛假設(shè)置”令文件瘦身
　　在保存文件之前，單擊“文件”→“頁面設(shè)置”打開“頁面設(shè)置”對話框，然后用鼠標任意單擊幾下其中的“紙張大小”、“頁邊距”等標簽（其中的內(nèi)容可以不改動），單擊“確定”后再保存。通過這一系列的假動作，你會發(fā)現(xiàn)文件也莫名其妙地變小了。

　　減肥妙招：存成RTF文件
　　果把Word文件保存為文本文件，毫無疑問，文件肯定會小很多，但關(guān)鍵是保存成了文本文件后，其中的格式會丟失。而試著另存為RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能被許多Windows應(yīng)用程序所支持，同時容量還會大大地減少。

　　使用鏈接的對象代替嵌入對象
　　將對象嵌入到Word文件中后，可以將原對象刪除，這樣顯然是方便了許多。但這一方面會增加文件的容量，二來不便于對象修改。其實，使用鏈接對象不僅僅可以在源文件中的內(nèi)容改變時，方便地更新Word 文件中的內(nèi)容，同時也能使文件的容量變小。

　　不創(chuàng)建多個版本
　　使用“版本”功能為一個文件創(chuàng)建多個版本可供其他版本的Word（如Word 97）來讀取，但這樣也會增加文件尺寸。單擊“文件”→“版本”，可查看某個文件是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通過刪除最老的版本來減小文件字節(jié)。

　　將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖像處理
　　給文件添加嵌入對象會增加文件的字節(jié)。如不需要更新包含在文件中的嵌入對象，可以通過將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形的方式減小文件的文件尺寸。完成對象轉(zhuǎn)換對象后，可以象編輯其他Word圖形一樣進行編輯。在將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形后，不能再將其轉(zhuǎn)換回嵌入對象。

　　用PackWord瘦身文件
　　可使用PackWord這個免費軟件，它能對Word文件快速壓縮瘦身。而且壓縮后的文件不需使用PackWord解壓縮即可使用。運行該程序后，選擇一個要壓縮的Word文件，同時會出現(xiàn)壓縮過程窗口，壓縮完成后會告訴壓縮比和壓縮后的文件名。
　　生成后的文件請不要重新命名，以后，在Word中打開壓縮后的文件時，可能會出現(xiàn)一個窗口，選擇“啟用宏”按鈕后，Word將會把打開的壓縮文件釋放到當前文件夾，并去除“（compressed）”標記（相當于還原原先的文件），并可以正常編輯。

　　看看你寫了多少字
　　要統(tǒng)計Word文檔中的字數(shù)，選擇“工具”→“字數(shù)統(tǒng)計”，然后按“確定”按鈕， Word就會統(tǒng)計除標題、頁腳、腳注和尾注的字數(shù)。如果想把這些項目的字數(shù)也統(tǒng)計進去，只要選定對話框下面的“含注腳和尾注”選項就行了。

　　用“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄
　　Word XP中新增了“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄，它能快速統(tǒng)計出文檔中的字符、行、頁、段落等的數(shù)目。如果需要控制文檔長度，這個功能很有用。顯示該工具欄的方法是：右擊工具欄，選擇快捷菜單中的“字數(shù)統(tǒng)計”即可。如果要對文檔中的某項指標（如“行”）進行統(tǒng)計，可以單擊工具欄中間的下拉箭頭，從菜單中選擇“行”或字符、頁、段落等。稍等片刻，工具欄就會顯示出文檔的行數(shù)。如果單擊工具欄中的“重新計數(shù)”按鈕，再打開下列表，可以查看文檔中所有指標的具體數(shù)目。
　　“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄打開之后，按Alt-C鍵（“重新計數(shù)”按鈕的快捷鍵），新的統(tǒng)計結(jié)果也會出現(xiàn)在工具欄中。

　　在文檔中插入字數(shù)統(tǒng)計
　　有時，僅僅了解文檔的字數(shù)是不夠的，有時還需要將這些資料插入文檔，便于以后自己管理：
　�。�1）將光標移到需要加入字數(shù)統(tǒng)計的地方。
　�。�2）手工輸入有關(guān)統(tǒng)計字符的提示信息，如“本篇文檔的總字數(shù)為：”
　�。�3）執(zhí)行Word“插入”菜單的“域”命令，打開“域”對話框。
　　（4）在“域”對話框的“類別”列表中選擇“文檔信息”選項。
　　（5）在“域名”列表框中選擇“NumWords”。
　�。�6）單擊“域”對話框的“選項”按鈕，打開域“選項”設(shè)置框選擇域結(jié)果顯示的格式。
　�。�7）單擊[添加到域]按鈕，將所選擇的格式加入到添加大域中。
　　（8）連續(xù)單擊兩次“確定”按鈕，關(guān)閉所有對話框。
　　此時，當前光標處就會顯示出“本篇文檔的總字數(shù)為：XXX”的字樣。執(zhí)行上述操作后，即使對文檔進行修改也不必擔心，只要將光標移到域代碼上，將其變?yōu)榛疑�后，按下[F9]鍵，Word就會自動更新該域，顯示出修改后的總字數(shù)。另外，還可以執(zhí)行Word“工具”菜單中“選項”命令，在“打印”選項卡中選中“更新域”選項，這樣Word在每次打印前都會自動更新文檔中的域，非常方便。
　　如果你想統(tǒng)計每一篇文檔中的信息，再這樣一篇一篇地插入域是很麻煩的。你可以直接打開Word的通用模式板（Microsoft OfficeTemplatesNormal.dot），將有關(guān)字數(shù)統(tǒng)計的域插入該文件即可。

　　精確統(tǒng)計指定字詞個數(shù)
　　有時，需要統(tǒng)計一下一篇文章中指定的漢字的個數(shù)，一般字處理軟件不提供此功能，其實，只要在替換對話框中將“查找字串”和“替換字串”框中填入相同的被查找的漢字或詞組，單擊“替換全部”按鈕后，Word XP會彈出一個對話框告訴你共有多少處被替換，從這個對話框中不就知道一篇文件中有多個指定的漢字或詞組嗎。

　　插入國際音標和漢語拼音
　　從本光盤安裝一個名為KingsoftPlain的TrueType字庫，以后就可以在Word XP中選擇“插入”→“符號”，再選擇KingsoftPlain字庫，即可插入國際音標和漢語拼音了。

　　使用符號窗口
　　在Word XP中選擇“插入”→“符號”，再選擇相應(yīng)的類別，插入特殊符號即可。

　　在Office XP中標點“即點即輸”
　　從http://download.microsoft.com/download/OfficeXPProf/SymSetup/2002/w98nt42kmeXP/CN/SymSetup.exe下載“Office XP 標點符號安裝程序”，下載后雙擊進行安裝。安裝成功后啟動Word或Excel，右擊工具欄，然后選中“符號欄”，我們就會在窗口的下方出現(xiàn)了一個標點符號工具列，用鼠標單擊相應(yīng)的符號即可輸入，非常方便。當安裝程序詢問是否希望覆蓋現(xiàn)有的olow10.aw文件時，請單擊“是”。

　　使用自動更正巧輸特殊符號
　　很多人都是選擇“插入”→“符號”，再在密密麻麻的一大堆符號中去尋找你想要的那一個，操作起來較為繁瑣。如果使用Word中的“自動更正”功能，則會變得異常輕松：如我們要插入一個Ω符號，則可以選擇“工具”→“自動更正選項”命令打開“自動更正”對話框，在“替換”文本框中輸入om，“替換為”文本框中輸入Ω，再單擊“添加”鍵。以后無論什么時候，在文章中輸入om，它就會乖乖地變成你想要的那個Ω 了！

　　輸入日文符號
   如果你是一個日文工作者，通過Word XP提供的“日文問候語” 工具欄則可以輕松完成日語習(xí)慣用語的輸入：選擇“工具”→“自定義”，并在彈出的“自定義”對話框中選擇“日文問候語”。接著單擊“關(guān)閉”按鈕，此時在工具欄上會增加“日文問候語”工具欄。然后，我們可以看到，該工具欄將日語習(xí)慣用語分為“問候語”、“開頭語”和“結(jié)束語”三個部分。只要單擊這些按鈕即可插入常用的“日文問候語”。如需重復(fù)輸入問候語，可單擊工具欄的“插入原先的問候語”，即可重復(fù)輸入原先插入的內(nèi)容。

　　快速將小寫數(shù)字轉(zhuǎn)換成大寫數(shù)字
　　當文檔中有多個大寫數(shù)字或大寫金額時（特別是一些職業(yè)學(xué)校的財會專業(yè)試卷），非常麻煩。其實，Word中可以很容易實現(xiàn)大小寫之間的轉(zhuǎn)換，只要點擊“插入”→“數(shù)字”，在“數(shù)字”文本框中輸入需要的數(shù)字，再在“數(shù)字類型”下拉列表框中選擇需要的方式就可以了。

　　輸入“二○○二”有辦法
   選擇“插入”→“日期和時間”命令，從中選擇“二○○二年十二月”就可以了，至于日期和時間可以自行調(diào)整，這樣就不會出現(xiàn)輸入“二00二”或“二OO二”的笑話了。

　　快速定位文件
　　有時，處理的文件長了，想要找到相應(yīng)的內(nèi)容還真不容易，鼠標翻前翻后也找不到。這時，可以試著按下Ctrl+F鍵，打開“查找”對話框，在查找內(nèi)容中填入關(guān)鍵字，然后單擊“查找下一個”鈕即可將文件快速定位到指定的地方了。如果沒有找到，也可以在編輯窗口的右下角看到一個向上和向下的藍色箭頭圖標，用鼠標去單擊這兩個箭頭就可以查找上一個或下一個符合條件的字符，直到欲查找的目標出現(xiàn)為止。

　　快速返回到前次的編輯位置
　　在編輯一些較長的文件時修改過程中有時候需要返回到上一次修改的地方來回翻屏尋找是很不方便的其實Word可以跟蹤鍵入或編輯文字的最后三個位置若要回到前次的編輯位置可按Shift+F5組合鍵它使光標在最后編輯過的三個位置間循環(huán)利用此功能就能很快找到需要查找的前三次修改或編輯的位置。

　　可以正常操作窗口
　　在你進行查找或替換工作時屏幕上的對話框并不礙事你一樣可以單擊文本區(qū)正常編輯文本若要回到對話框單擊它的任意部分即可。

　　在Word中替換字體
　　Word中的字體替換功能允許用戶將文檔中所包含的本計算機內(nèi)沒有安裝的字體轉(zhuǎn)換成計算機內(nèi)某種相似的字體從而可以解決了因不同計算機上安裝的字體不同而造成的Word文檔兼容性問題：單擊“文件”→“打開”命令打開文件，再選擇“工具”→“選項”，在彈出的對話框中，單擊“兼容性”標簽，再單擊“替換字體”按鈕，如果該文檔中不存在無效字體，則系統(tǒng)會彈出Word不需要進行字體替換，文檔中的所有字體都是有效的提示，否則將會彈出替換字體對話框。“替換字體”對話框的文檔所缺字體框中將顯示出所有本篇文檔中使用了而該計算機上又沒有安裝的字體并將同時顯示出Word缺省的替換字體，從文檔所缺字體框中選擇某種無效的字體（如微軟簡楷體），單擊“替換字體”下拉框，再從本計算機上所有已安裝的字體中選擇某種用以替換微軟簡楷體的字體（如楷體），這樣即可讓W(xué)ord用楷體來代替微軟簡楷體進行顯示及打印。采用同樣方法也可將本篇文檔中無效的字體都替換為相似的字體。

　　快速選取連續(xù)文本
　　雙擊狀態(tài)欄上的“擴展”按鈕可打開或關(guān)閉擴展模式，在文本的擴展選取模式下，我們可以在要選取的文本的結(jié)束位置單擊鼠標或者按鍵盤上的方向鍵增加或減少文本的選取范圍。如果要取消此模式，只要按下Esc鍵即可。

　　快速修改拼寫和語法錯誤
　　Word中有一項拼寫和語法錯誤功能，不過，可以雙擊狀態(tài)欄上筆圖標，則會出現(xiàn)有關(guān)拼寫和語法錯誤功能的快捷菜單，可根據(jù)需要修改錯誤或忽略錯誤。

　　切換“插入/改寫”狀態(tài)
   在狀態(tài)欄上雙擊“改寫”按鈕可以快速切換“插入/改寫”狀態(tài)。

　　文件前進（后退）技巧
　　如果你對IE使用“前進”、“后退”切換網(wǎng)頁的操作方式“情有獨鐘”，那完全可以給Word2000增加類似的按鈕。具體做法是：打開“自定義”對話框的“命令”選項卡，選中“類別”下的“所有命令”。然后在的“命令”下找到“NextWindows”按鈕，用鼠標將其拖入工具欄。再找到“Prevwindow”按鈕，按相同的方法放入工具欄。以后只要打開了多個文件，單擊“Nextwindow”按鈕就會跳到下一個文件，單擊“PrevWindows”按鈕則會返回前一個文件。

　　快速翻頁技巧
　　使用普通鼠標瀏覽Word長文件可以使用如下技巧：用鼠標“咬住”（即按下鼠標左鍵不松開）滾動塊上下拖動，滾動塊旁邊的提示框會顯示頁碼和標題等信息，頁面內(nèi)容也會隨之上下滾動，對根據(jù)頁碼或標題查找文件等場合很適用。

　　打開智能標記功能
　　點擊“工具”→“自動更正選項”→“智能標記”。勾選“使用智能標記標識文字”即可。

　　任務(wù)窗格快捷鍵
　　Word XP任務(wù)窗格通常采用自動或工具欄按鈕打開，如果給它指定一個快捷鍵，將能夠大大提高操作速度。具體做法是：單擊Word XP“工具”菜單下的“自定義”命令，打開“自定義”對話框中的“命令”選項卡。在左邊的分類列表中選擇“編輯”，然后在右邊的“命令”列表中找到“Office剪貼板”。將其選中后單擊對話框中的“鍵盤”按鈕，打開“自定義鍵盤”對話框。選中其左邊“命令”列表中的“編輯”，然后在右邊找到“EditOfficeClipboard”，用鼠標單擊“選擇新的快捷鍵”框，根據(jù)需要按鍵盤上的鍵或其組合（如Ctrl+B）。完成后單擊對話框（圖6）中的“指定”按鈕，將打開的對話框全部關(guān)閉。此后再按前面設(shè)置的快捷鍵（如Ctrl+B），剪貼板任務(wù)窗格就會快速打開。

　　生成自己的智能標記
　　微軟還為網(wǎng)絡(luò)公司提供了免費的工具——Office XP Web Services Toolkit、Smart Tag Enterprise Resource Toolkit，使它們能夠?qū)⒆约旱腦ML網(wǎng)絡(luò)服務(wù)集成于Office XP應(yīng)用程序中，比如：臺灣某搜索網(wǎng)站就通過開發(fā)的智能標記將自己的搜索服務(wù)集成到Office XP中，這樣用戶可以在Word文件、Excel文件及網(wǎng)頁上享受搜索熱門關(guān)鍵字的樂趣。目前國外的第三方智能標記比較多，比如：Lexis-Nexis的智能標記主要用于法律研究，可使Word能夠自動識別案件名稱并鏈接到Lexis-Nexis的案件信息庫；還有的智能標記可使你在點擊郵政編碼和航線后顯示當?shù)靥鞖馇闆r；ESPN的智能標記則可識別美國主要棒球聯(lián)盟和隊員名字，并直接鏈接到相應(yīng)的網(wǎng)頁。
　　小提示
　　智能標記能夠識別英文的人名、地址、地點等，比如：你在文檔中輸入Bill Gate，即可出現(xiàn)智能標記，并提供發(fā)送電子郵件的選項。另外，你還可以直接將某個出現(xiàn)在文檔中的人名創(chuàng)建到Outlook的聯(lián)系簿中。