一、檔案保管工作必要性
檔案在存在是一種社會現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而也要看到：隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。
對于不斷形成和增加的檔案，通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，剛通過加強(qiáng)檔案的保管工作來解決。目前在檔案保管工作中的許多問題急待解決。比如：紙張老化、字跡退色模糊，有相當(dāng)數(shù)量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，有的已成粉片，到了不能再用的程序。檔案蟲害也十分猖獗，不僅在檔案較集中的檔案館而且現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案生蟲者也不少；檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，需要復(fù)制的檔案數(shù)量大，復(fù)制檔案的手段也比較落后。
十年內(nèi)亂期間，林彪、“四人幫”在破壞，給檔案保管方面帶來的后果也是十分嚴(yán)重的。搞亂了文書立卷歸檔案制度，破壞了檔案的完整，使保存的檔案散亂不全。各級檔案館和機(jī)關(guān)檔案室受到極大的沖擊，致使建國以來收集整理起來的檔案遭受巨大的損失。檔案的保管條件在不斷惡化，制成材料在質(zhì)量在不斷下降，大大縮短了現(xiàn)存檔案的壽命。
總之檔案工作的實(shí)踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌服務(wù)；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè)，都是一件百年大計的工作。 二、檔案保管工作的任務(wù)
維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案保管工作中心任務(wù)，這是因為檔案保管工作這個環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來講，檔案保管工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不得因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案保管工作也應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。 檔案保管工作的具體任務(wù)是：
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要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取專門的有的放矢技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。
（二）延長檔案的壽命
檔案保管工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。
（三）維護(hù)檔案的安全
維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，要在整個政治斗爭范圍內(nèi)，不致因為保管的不當(dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。 三、檔案保管工作的基本要求
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